Opprette og redigere samling

En registrering i institusjonsarkivet er en innførsel (eng: item). En innførsel inneholder metadata, minst en innholdsfil og minst en avtalefil. Når du registrer en innførsel legges denne i en samling (eng: collection). Det betyr at institusjonsarkivet må inneholde minst en samling for at du skal kunne registrere innhold i form av innførsler.

Du kan lage samlinger direkte i institusjonsarkivet og fylle disse med innførsler. Hvis det er nødvendig å gruppere samlingene, for eksempel i henhold til institusjonens organisering, gjør du dette ved å opprette et mellomnivå i form av delarkiv (eng. sub-archive). Deretter lager du samlinger i delarkivet og fyller samlingene med innhold i form av innførsler. Det er ikke mulig å dele opp samlingene i delsamlinger.

For å få tilgang til å opprette samling må du være systemadministrator eller arkivadministrator.

Merk: Organiseringen av innholdet i institusjonsarkivet i delarkiv og samlinger gjøres først og fremst av hensyn til de som skal registrere, vedlikeholde og administrere innholdet. Ikke lag en struktur som er mer omfattende enn hva som er nødvendig, det kan fort bli uoversiktelig. De som besøker institusjonsarkivene kommer først og fremst inn via søkemotorer eller via henvisninger i andre databaser, ikke ved å bla i strukturen.

Slik lager du en samling direkte i institusjonsarkivet

Hvis det ikke er nødvendig med et eller flere mellomnivå i form av et eller flere delarkiv mellom selve institusjonsarkivet og samlingen går du fram slik:

  1. I startsiden til institusjonsarkivet, gå til Kontekst > Lag samling.
  2. Legg inn navnet på samlingen (kan redigeres senere). De øvrige feltene er valgfrie. Den korte beskrivelsen vil bli vist sammen med navnet i lister. Innholdet i feltene Introduksjonstekst, Copyrighttekst, Nyheter og ev. logo vil bli vist i samlingens startside. I feltet Lisens legger du inn den lisensen (distribusjonsavtalen) de som registrerer i samlingen må akseptere i det siste trinnet av registreringsprosessen. Hvis du ikke legger inn noen distribusjonsavtale, blir det gitt info om at det ikke finnes noen distribusjonsavtale.
  3. Klikk på Opprett for å lagre.

Når du har laget en ny samling vil Opprett ta deg til rollefanen for samlingen. I denne kan du gi personer eller grupper ulike roller (tilganger) i samlingen. Hvis du klikker Tilbake uten å gjøre endringer, vil kun systemadministrator og arkivadministrator få tilgang til å registrere nye innførsler i samlingen, og innholdet vil som en hovedregel være åpent tilgjengelig. Dette kan du endre nå eller senere, se Tildele roller i en samling.

Slik lager du en samling under et delarkiv

I startsiden til institusjonsarkivet, klikk på det delarkivet den nye samlingen skal ligge under. Hvis denne ligger under et annet delarkiv, må du klikke en eller flere ganger inntil navnet til riktig delarkiv kommer som overskrift på siden (og sist i navigasjonsstien under toppbanneret).

  1. I startsiden til delarkivet, gå til Kontekst > Lag samling.
  2. Legg inn navnet på samlingen (kan redigeres senere). De øvrige feltene er valgfrie. Den korte beskrivelsen vil bli vist sammen med navnet i lister. Innholdet i feltene Introduksjonstekst, Copyrighttekst, Nyheter og ev. logo vil bli vist i samlingens startside. I feltet Lisens legger du inn den lisensen (distribusjonsavtalen) de som registrerer i samlingen må akseptere i det siste trinnet av registreringsprosessen. Hvis du ikke legger inn noen distribusjonsavtale, blir det gitt info om at det ikke finnes noen distribusjonsavtale.
  3. Klikk på Opprett for å lagre.

Når du har laget en ny samling vil Opprett ta deg til rolleskjermen. I denne kan du gi bestemte personer eller grupper ulike roller (tilganger) i samlingen. Hvis du klikker Tilbake uten å gjøre noe i rolleskjermen til en ny samling, vil kun arkivadministrator få tilgang til å registrere nye innførsler i samlingen, og innholdet vil som en hovedregel være åpent tilgjengelig. Dette kan du endre nå eller senere, se Tildele roller i en samling.

Slik redigerer du informasjon om og innstillinger i en samling

I startsiden til institusjonsarkivet, klikk på den samlingen du vil redigere. Hvis den ligger under et delarkiv, må du klikke en eller flere ganger inntil navnet til riktig samling kommer som overskrift på siden (og sist i navigasjonsstien under toppbanneret):

  1. I startsiden til samlingen, gå til Kontekst > Rediger samling.
  2. Gjør de endringene du ønsker. Alle feltene unntatt navnefeltet er valgfrie.
  3. Klikk på Lagre endringer for å lagre de endringene du har gjort.
  4. Kikk på Tilbake.

Når du har redigert en samling vil Lagre endringer ta deg tilbake til samlingens startside.