Tildele roller i en samling

Denne veiledningen gjelder for alle samlinger i institusjonsarkivet med unntak for samlingen Import fra CRIStin som har sin egen arbeidsflyt med egne roller.

Når du har laget en ny samling og klikker Opprett vil du få opp siden for å tildele roller i den nye samlingen. Hvis du senere vil redigere (legge til eller endre) roller, gå til samlingens startside og deretter til Kontekst > Rediger samling og Tildele roller.

I fanen Tildele roller vil du finne 6 ulike roller:

Administratorer

En samlingsadministrator kan (på lik linje med systemadministrator og arkivadministrator) gjøre følgende:

  • Redigere samlingens metadata (navn, kort beskrivelse, introduksjonstekst etc.).
  • Legge til/fjerne samlingsadministratorer.
  • Legge til/fjerne registratorer.
  • Begrense/oppheve begrensninger på standard lesetilgang
  • Redigere innførsler som ligger i samlingen.
  • Koble innførsler i andre samlinger til denne samlingen (forutsatt at du også har en administratorrolle i de andre samlingene).

Slik går du fram for å gi noen rollen samlingsadministrator:

  1. Klikk på Opprett bak rolle Administratorer.
  2. Finn person(er) som skal gis rollen ved å legge inn ett søkeord (f.eks. fornavn, etternavn eller e-postadresse og klikk E-personer. Søkeordet blir automatisk trunkert. Hvis du ikke legger inn et søkeord vil du få listet opp alle tilgjengelige personer. For at en person skal være tilgjengelig må vedkommende ha logget på minst en gang. Ved mer enn fem treff kan du bla ved å klikke på pilene.
  3. Klikk Legg til for å legge til person.
  4. Klikk Lagre for å lagre eller Avbryt for å avbryte.

Merk: Hvis det skal være ulike samlingsadministratorer i de ulike samlingene, anbefales det å gi denne rollen til person og ikke til gruppe for ikke å miste oversikten over hvem som gjør hva. Er du systemadministrator eller arkivadministrator er du automatisk administrator i alle samlingene. Du trenger ikke rollen samlingsadministrator i tillegg.

Registratorer

En registrator er en person eller gruppe som har tilgang til å registrere nye innførsler i samlingen. Hvis ingen har denne rollen vil kun administratorer (systemadministrator, arkivadministrator, samlingsadministrator) få tilgang til å registrere nye innførsler i samlingen.

Slik går du fram for å gi rollen registrator til andre enn enn systemadministrator, arkivadministrator, samlingsadministrator:

  1. Klikk på Opprett bak rolle Registratorer.
  2. Hvis kun bestemte personer skal gis rollen: legg inn ett søkeord (f.eks. fornavn, etternavn e-postadresse) og klikk E-personer.
    Hvis alle FEIDE-brukere ved institusjonen skal gis rollen: legg inn søkeordet "member" og klikk Grupper og du vil få treff på gruppen COMMUNITY_XX_MEMBER hvor XX er den interne ID-en til egen institusjon.
    Søkeordet blir automatisk trunkert. Hvis du ikke legger inn et søkeord vil du få listet opp alle tilgjengelige personer eller grupper. Ved mer enn fem treff kan du bla ved å klikke på pilene.
  3. Klikk Legg til for å legge til person(er) eller gruppe(r).
  4. Klikk Lagre for å lagre eller Avbryt for å avbryte.

Merk: Hvis flere enn administratorer skal ha tilgang til å registrere i samlingen, anbefales det å gi rollen Registrator til gruppen COMMUNITY_XX_MEMBER (= alle ved institusjonen som kan logge på) eller kun til bestemte personer.

Lesetilgang

I utgangspunktet er innholdet i samlingen (metadata og filer) åpent tilgjengelig.

Slik går du fram hvis det er nødvendig å begrense lesetilgangen til bestemte personer eller grupper:

  1. Klikk på Begrens bak rolle Standard lesetilgang.
  2. Hvis kun bestemte personer skal gis rollen: legge inn ett søkeord (f.eks. fornavn, etternavn e-postadresse) og klikk E-personer.
    Hvis alle FEIDE-brukere ved institusjonen skal gis rollen: legg inn søkeordet "member" og klikk Grupper og du vil få treff på gruppen COMMUNITY_XX_MEMBER hvor XX er den interne ID-en til egen institusjon.
    Søkeordet blir automatisk trunkert. Hvis du ikke legger inn et søkeord vil du få listet opp alle tilgjengelige personer eller grupper. Ved mer enn fem treff kan du bla ved å klikke på pilene.
  3. Klikk Legg til for å legge til person(er) eller gruppe(r).
  4. Klikk Lagre for å lagre eller Avbryt for å avbryte.

Merk: Systemadministrator, arkivadministrator og samlingsadministrator vil uansett ha lesetilgang. Endringer i lesetilgang på samlingsnivå har ikke tilbakevirkende kraft og vil kun gjelde for nye innførsler som registreres etter at endringen blir gjort!

Reviewer

I utgangspunktet vil en ny innførsel som registreres i samlingen bli publisert umiddelbart. Det er mulig å endre dette slik at nye innførsler må aksepteres/godkjennes av en Reviewer før publisering.

Slik går du fram for å gi noen rollen Reviewer:

  1. Klikk på Opprett bak rolle Reviewer.
  2. Finn person(er) eller gruppe(r) som skal gis rollen ved å legge inn ett søkeord (f.eks. fornavn eller etternavn eller gruppenavn) og klikk E-personer eller Grupper. Søkeordet blir automatisk trunkert. Hvis du ikke legger inn et søkeord vil du få listet opp alle tilgjengelige personer eller grupper. For at en person skal være tilgjengelig må vedkommende ha logget på minst en gang. Ved mer enn fem treff kan du bla ved å klikke på pilene.
  3. Klikk Legg til for å legge til person(er) eller gruppe(r).
  4. Klikk Lagre for å lagre eller Avbryt for å avbryte.

Merk: Hvis du velger å opprette rollen Reviewer må du angi hvem som skal ha den. Hvis ikke blir nye innførsler liggende i arbeidsflyten og vente på akseptanse uten at noen får dem til godkjenning. En Reviewer kan akseptere eller avvise nye innførsler i samlingen, men ikke redigere metadata. Ikke opprett rollen Reviewer hvis kun bibliotekarer eller andre registreringseksperter har tilgang til å registrere i samlingen.

Editor

I utgangspunktet vil en ny innførsel som registreres i samlingen bli publisert umiddelbart. Det er mulig å endre dette slik at nye innførsler må gjennom både kontroll av metadata og akseptanse hos en Editor før publisering.

Slik går du fram for å gi noen rollen Editor:

  1. klikk på Opprett bak rolle Editor.
  2. Finn person(er) eller gruppe(r) som skal gis rollen ved å legge inn ett søkeord (f.eks. fornavn eller etternavn eller gruppenavn) og klikk E-personer eller Grupper. Søkeordet blir automatisk trunkert. Hvis du ikke legger inn et søkeord vil du få listet opp alle tilgjengelige personer eller grupper. For at en person skal være tilgjengelig må vedkommende ha logget på minst en gang. Ved mer enn fem treff kan du bla ved å klikke på pilene.
  3. Klikk Legg til for å legge til person(er) eller gruppe(r).
  4. Klikk Lagre for å lagre eller Avbryt for å avbryte.

Merk: Hvis du velger å opprette rollen Editor må du angi hvem som skal ha den. Hvis ikke blir nye innførsler liggende i arbeidsflyten og vente på behandling uten at noen får dem til behandling. En Editor kan redigere metadata, slette/laste opp filer og akseptere eller avvise nye innførsler i samlingen. Ikke opprett rollen Editor hvis kun bibliotekarer eller andre registreringseksperter har tilgang til å registrere i samlingen.

Final Editor

I utgangspunktet vil en ny innførsel som registreres i samlingen bli publisert umiddelbart. Det er mulig å endre dette slik at nye innførsler må gjennom kontroll av metadata hos en Final Editor før publisering.

Slik går du fram for å gi noen rollen Final Editor:

  1. klikk på Opprett bak rollen Final Editor.
  2. Finn person(er) eller gruppe(r) som skal gis rollen ved å legge inn ett søkeord (f.eks. fornavn eller etternavn eller gruppenavn) og klikk E-personer eller Grupper. Søkeordet blir automatisk trunkert. Hvis du ikke legger inn et søkeord vil du få listet opp alle tilgjengelige personer eller grupper. For at en person skal være tilgjengelig må vedkommende ha logget på minst en gang. Ved mer enn fem treff kan du bla ved å klikke på pilene.
  3. Klikk Legg til for å legge til person(er) eller gruppe(r).
  4. Klikk Lagre for å lagre eller Avbryt for å avbryte.

Merk: Hvis du velger å opprette rollen Final Editor må du angi hvem som skal ha den. Hvis ikke blir nye innførsler liggende i arbeidsflyten og vente på behandling uten at noen får dem til behandling. En Final Editor kan kun redigere metadata og slette/laste opp filer, ikke akseptere eller avvise nye innførsler i samlingen. Ikke opprett rollen Final Editor hvis kun bibliotekarer eller andre registreringseksperter har tilgang til å registrere i samlingen.

Hvordan kombinere rollene Reviewer, Editor og Final Editor

Hvis alle ved institusjonen som kan logge på har tilgang til å registrere nye innførsler i samlingen anbefales det å bruke Editor, eller å kombinere Reviewer og Final Editor det ikke er de samme personene som skal ha de to rollene. Det frarådes på det sterkeste å bruke alle tre i en og samme samling. Videre frarådes det å bruke arbeidsflyt hvis kun bibliotekarer eller andre registreringseksperter har tilgang til å registrere i samlingen.