En innførsel i institusjonsarkivet består av metadata (tittel, forfatter, utgivelsesår etc.), en eller flere innholdsfiler og en eller flere avtalefiler. En innførsel registreres i en samling. Det betyr at institusjonsarkivet må inneholde minst en samling for at du skal kunne registrere en innførsel.
For å få tilgang til å logge på og registrere en ny innførsel i institusjonsarkivet, må du være registrert som bruker ved den institusjonen som eier institusjonsarkivet. Mens du er logget på vil du ikke få tilgang til å lese innhold i de andre institusjonsarkivene i Bragekonsortiet.
Slik registrerer du ny innførsel via navigasjonsmenyen på høyresiden
- Gå til Min side > Registreringer. Du vil da komme inn på ditt eget arbeidsområde i institusjonsarkivet.
- Hvis du ikke har noen uferdige registreringer (= påbegynte innførsler som har blitt lagret for senere ferdigstilling), klikk på starte en ny registrering.
- Hvis du har en eller flere uferdige registreringer og ønsker å starte en ny registrering, klikk på starte en annen registrering.
- Velg riktig samling og klikk Neste. Menyen vil kun gi deg samlinger du har tilgang til å registrere i.
- I første trinn i registreringsprosessen må du merke av hvis dokumentet har en eller flere titler (gir deg registreringsfelt for alternativ tittel) og/eller hvis dokumentet har blitt publisert tidligere (gir deg registreringsfelt for opplysninger om tidligere publiseringskanal) og klikk Neste.
- Legg inn de opplysningene som er relevante og bla videre til neste trinn ved å klikke Neste. Klikk Forrige for å gå tilbake til forrige trinn.
- Du kan når som helst avbryte registreringsprosessen ved å klikke Lagre og lukk. Du vil da få mulighet til å lagre det du har gjort for så å fortsette på et senere tidspunkt via lenke under Uferdige registreringer på ditt eget arbeidsområde.
- For å avslutte registreringen må du merke av for at du godtar distribusjonsavtalen på siste trinn i registreringsprosessen (Lisens) og klikke Fullfør registrering. Dette er en avtale mellom deg som registrator og institusjonen som eier institusjonsarkivet.
Hvis avtalen du må godkjenne begynner med NOTE: PLACE YOUR OWN LICENSE HERE This sample license is provided for informational purposes only er det ikke lagt inn noen distribusjonsavtale for denne samlingen. - Du vil få kvittering via e-post når registreringen er fullført.
Slik registrerer du ny innførsel ved å gå via samlingens startside
- Gå til startsiden til den samlingen du skal registrere enn innførsel i.
- Kikk på lenken Registrer et nytt dokument i denne samlingen og fortsett fra pkt. 5 i listen ovenfor. Hvis du ikke får denne lenken har du ikke tilgang til å registrere i denne samlingen.
Slik fortsetter du registreringen av en uferdig innførsel du tidligere har lagret for senere ferdigstilling
- Gå til Min side > Registreringer. Du vil da komme inn på ditt eget arbeidsområde i institusjonsarkivet. Hvis du har uferdige registreringer vil du finne disse øverst på siden under overskriften Uferdige registreringer.
- Klikk på tittelen til den innførselen du vil fortsette å arbeide med.
- Klikk Fortsett for gå til registreringsskjemaet og fortsett fra punkt. 5 i listen ovenfor.
Merk: Etter hvert som de ulike trinnene i registreringsprosessen er gjennomført, kan du navigere mellom dem ved å bruke knappene Første spørsmål – Beskriv – Beskriv – Tilgang osv. som du finner øverst i registreringsskjemaet. Eller du kan bruke knappene Neste og Forrige.