Redigere publisert innførsel

For å få tilgang til å redigere en publisert innførsel i institusjonsarkivet må du være systemadministrator eller arkivadministrator, eller samlingsadministrator for den samlingen innførselen er registrert i.

Du kommer til redigeringsfunksjonen for en innførsel ved å:

  1. Gå til innførselens startside
  2. Gå til Kontekst > Rediger denne innførselen

I redigeringsfunksjonen for innførsel kan du gjøre følgende:

Redigere autorisasjoner (hvem som skal ha tilgang til hva)

I utgangspunktet er både lesetilgang og tilgang til å redigere en innførsel bestemt av de innstillingene som er satt for den samlingen innførselen er registrert i. Det er vanligvis ikke nødvendig å bruke denne funksjonen. Unntaket er hvis du må etterregistrere embargo (= tidsbegrenset stenging av åpen tilgang) for hele innførselen. Etterregistrering av embargo kun på filer gjøres enklest som beskrevet i eget punkt under Redigere filer.

Etterregistrere embargo på innførsel:

  1. Gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  2. I fanen Status, klikk Rediger autorisasjoner
  3. Under Regler for innførsel, klikk på READ foran Anonymous
  4. Under Statdato, legg inn dato for når innførselen skal være tilgjengelig for gruppen Anonymous, dvs åpent tilgjengelig.
  5. klikk Lagre
  6. Under Regler for pakke ORIGINAL finner du de enkelte innholdsfilene som egne overskrifter på formen Fil [filnavn]. Klikk på READ foran Anonymous
  7. Under Statdato, legg inn dato for når fila (bitstrømmen) skal være tilgjengelig for gruppen Anonymous, dvs åpent tilgjengelig.
  8. klikk Lagre
  9. Hvis innførselen inneholder mer enn en innholdsfil må du gjenta pkt. 6-8 for hver fil.
  10. Under Regler for pakke TEXT finner du indeksfilene og under Regler for pakke THUMBNAIL finner du miniatyrbildefilene som måtte finnes for de enkelte innholdsfilene. De enkelte filene foreligger som egne overskrifter på formen Fil [filnavn]. Klikk på READ foran Anonymous
  11. Under Startdato, legg inn dato for når fila (bitstrømmen) skal være tilgjengelig for gruppen Anonymous, dvs åpent tilgjengelig.
  12. klikk Lagre
  13. Hvis innførselen inneholder mer enn en indeksfil og mer enn en miniatyrbildefil må du gjenta pkt. 10-12 for hver fil.
  14. klikk Tilbake for å gå tilbake til fanen Status

Merk: Systemadministrator, arkivadministrator og ev. samlingsadministrator vil fortsatt ha tilgang til innførsel og innholdsfiler.
Hvis du legger embargo på innførselen må du også legge embargo på innholdsfilene og indeksfilene for at de ikke skal være tilgjengelige for de som kjenner lenkene (filenes URL eller URI).

Trekke tilbake (fra arkivet)

En innførsel som er publisert i arkivet kan trekkes tilbake. Hvis du gjør dette, vil innførselen fortsatt være lagret, men den vil ikke bli vist i arkivet. Den vil kun være tilgjengelig for systemadministrator. Systemadministrator kan senere (re)publisere en innførsel som er trukket tilbake.

Trekke tilbake en innførsel fra arkivet:

  1. Gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  2. I fanen Status, klikk Trekk tilbake
  3. Klikk Trekk tilbake for å bekrefte at innførselen skal trekkes tilbake for visning i arkivet

Gjenopprette visning av innførsel som er trukket tilbake:

  1. Gå til Administrativt > Tilbaketrukne innførser for å få listet opp alle tilbaketrukne innførsler. Hvis lista er lang kan du bruke funksjonene for å bla, søke og sortere for å få oversikt, eller du kan bruke søkefunksjonen i nettleseren
  2. Klikk på tittelen for å gå til redigeringssiden for innførselen
  3. I fanen Status, klikk Gjenopprett
  4. Klikk Publiser for å bekrefte at innførselen igjen skal vises i arkivet

Merk: lista over tilbaketrukne innførsler vil inneholde alle tilbaketrukne innførsler i eget arkiv.

Ikke bruk denne funksjonen som "søppelkasse" men for midlertidig oppbevaring av innførsler. Forskjellen mellom tilbaketrukne og private innførsler er at sistenevnte er åpent tilgjenglige selv om de ikke er søkbare slik at du får se dem hvis du kjenner lenken.

Flytte (til annen samling)

For å flytte en innførsel fra en samling til en annen, se beskrivelse her.

Merk: hvis innførselen er koblet til en eller flere andre samlinger, vil disse koblingene bli beholdt selv om innførselen flyttes til (lagres i) en annen samling.

Gjøre den privat (ikke søkbar)

En innførsel som er publisert i arkivet kan gjøres privat. En privat innførsel vil ikke være søkbar, men den vil være tilgjengelig for alle som kjenner lenken. Systemadministrator kan senere gjøre en privat innførsel offentlig.

Gjøre en publisert innførsel privat:

  1. Gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  2. I fanen Status, klikk Gjør den privat
  3. Klikk Gjør den privat for å bekrefte at innførselen skal gjøres privat og ikke lenger være søkbar.

Gjøre en privat innførsel offentlig:

  1. Gå til Administrativt > Private innførser for å få listet opp alle private innførsler. Hvis lista er lang kan du bruke funksjonene for å bla, søke og sortere for å få oversikt
  2. Klikk på tittelen for å gå til redigeringssiden for innførselen
  3. I fanen Status, klikk Gjør den offentlig
  4. Klikk Gjør den offentlig for å bekrefte at innførselen igjen skal vises i arkivet

Merk: lista over private innførsler vil inneholde alle private innførsler i eget arkiv.

Ikke bruk denne funksjonen som "søppelkasse". Forskjellen mellom tilbaketrukne og private innførsler er at sistenevnte er åpent tilgjenglige selv om de ikke er søkbare slik at du får se dem hvis du kjenner lenken.

Slette (innførsel)

Hvis du velger å slette en innførsel vil den forsvinne for godt. Slik går du fram:

  1. Gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  2. I fanen Status, klikk Slett
  3. Klikk Slett for å bekrefte at innførselen skal slettes for godt.

Etter sletting vil du bli tatt til oversikten over enheter og samlinger. For å gå til startsiden til institusjonsarkivet, klikk på institusjonsnavnet.

Redigere filer

Du kan slette filer, laste opp nye innholdsfiler, laste opp nye lisensfiler og endre hvem som skal ha lesetilgang til filer. De ulike filtypene en innførsel kan inneholde er gruppert i pakker. En innførsel kan inneholde føglende pakker med filer:

  • Pakke: ORIGINAL inneholder innholdsfil(er) som er lastet opp i innførselen
  • Pakke: TEXT inneholder indeksfil(er) som er laget for innholdsfilen(e), lages automatisk natta etter at innholdsfila ble lastet opp forutsatt at innholdet i den kan indekseres
  • Pakke: THUMBNAIL inneholder miniatyrbilde(r) for innholdsfil(er) og lages automatisk natta etter at en innholdsfil i PDF ble lastet opp forutsatt at det kan lages miniatyrbilde av fila
  • Pakke: CC-LICENCE inneholder ev. Creative Commsons-lisens valgt ved registrering eller redigering av innførselen
  • Pakke: LICENS inneholder samlingens distribusjonslisens som registrator aksepterte ved registrering av innførselen (hvis samlingen ikke har en egen distribusjonslisens lagres eksempelavtalen)
  • Pakkene ORE, SWORD, METADATA og DELETED inneholder filer fra CRIStin hvis innførselen er overført fra CRIStin til institusjonsarkivet

Laste opp ny innholdsfil:

For å laste opp en ny innholdsfil i en innførsel, se beskrivelse her.

Slette innholdsfil:

For å slette en innholdsfil i en innførsel, se beskrivelse her.

Endre rekkefølge på innholdsfilene:

For å endre den rekkefølgen innholdsfilene blir vist på i innførselen, se beskrivelse her.

Etterregistrere embargo på innholdsfil:

Hvis du vil legge til eller endre endre embargodato på en innholdsfil og ev. tilhørende indeksfil, se beskrivelse her.

Legge til eller endre lisensfil:

Hvis du vil legge til en annen lisens- eller avtalefil, eller bytte ut distribusjonsavtalen de som registrerer i den aktuelle samlingen må akseptere, se beskrivelse her.

Redigere metadata

Rette i et metadatafelt:

Hvis du vil endre innhold i et metadatafelt, se beskrivelse her.

Slette et metadatafelt:

Hvis du vil slette et metadatafelt, se beskrivelse her.

Legge til et nytt metadatafelt

Hvis du vil slette et metadatafelt, se beskrivelse her.

Merk: Det er ingen validering av de endringene du gjør. Ikke gjør endringer hvis du er usikker, men ta i stedet kontakt med BIBSYS Brukerstøtte for å få hjelp. Ikke endre eller slette innhold i feltene dc.date.accessioned, dc.date.available, dc.description.provenance eller dc.identifier.uri!