Opprette og redigere delarkiv

Du kan lage samlinger direkte i institusjonsarkivet og fylle disse med innførsler. Hvis det er nødvendig å gruppere samlingene, for eksempel i henhold til institusjonens organisering eller annen ønsket inndeling, gjør du dette ved først å lage et mellomnivå i form av delarkiv (eng. sub-archive). Deretter lager du samlinger i delarkivet og fyller disse med innhold i form av innførsler. Det er ikke mulig å dele opp samlingene i delsamlinger.

For å få tilgang til å opprette og redigere delarkiv må du være systemadministrator eller arkivadministrator.

Merk: Organiseringen av innholdet i institusjonsarkivet i delarkiv og samlinger gjøres først og fremst av hensyn til de som skal registrere, vedlikeholde og administrere innholdet. Ikke lag en struktur som er mer omfattende enn hva som er nødvendig, det kan fort bli uoversiktelig. De som besøker institusjonsarkivene kommer først og fremst inn via søkemotorer eller via henvisninger i andre databaser, ikke ved å bla i strukturen.

Slik lager du et delarkiv i arkivet

  1. I startsiden til institusjonsarkivet, gå til Kontekst > Lag delarkiv.
  2. Legg inn navnet på delarkivet (kan redigeres senere). De øvrige feltene er valgfrie. Den korte beskrivelsen vil bli vist sammen med navnet i lister. Innholdet i de øvrige feltene og ev. logo du laster opp vil bli vist i delarkivets startside.
  3. Klikk på Opprett for å lagre.
  4. Kikk på Tilbake.

Når du har laget et nytt delarkiv vil Tilbake ta deg til oversikten over arkiv og samlinger. For å gå til startsiden til institusjonsarkivet, klikk på institusjonsnavnet, eller klikk på plusstegnet for se strukturen hvis du vil gå til et bestemt delarkiv eller en bestemt samling.

Slik lager du et nytt delarkiv under et eksisterende delarkiv

Hvis det er nødvendig med enda et nivå før samlingsnivået (som inneholder innførslene), kan du lage et delarkiv under et delarkiv. Slik går du fram:

  1. I startsiden til institusjonsarkivet, klikk på det delarkivet du vil lage et delarkiv under.
  2. I startsiden til delarkivet, gå til Kontekst > Lag delarkiv.
  3. Legg inn navnet på delarkivet (kan redigeres senere). De øvrige feltene er valgfrie. Den korte beskrivelsen vil bli vist sammen med navnet i lister. Innholdet i de øvrige feltene og ev. logo du laster opp vil bli vist i delarkivets startside.
  4. Klikk på Opprett for å lagre.
  5. Kikk på Tilbake.

Når du har laget et nytt delarkiv vil Tilbake ta deg til oversikten over arkiv og samlinger. For å gå til startsiden til institusjonsarkivet, klikk på institusjonsnavnet, eller klikk på plusstegnet for se strukturen hvis du vil gå til et bestemt delarkiv eller en bestemt samling.

Slik redigerer du informasjon om og innstillinger i et delarkiv

I startsiden til institusjonsarkivet, klikk på det delarkivet du vil redigere. Hvis denne ligger under et annet delarkiv, må du klikke en eller flere ganger inntil navnet til riktig delarkiv kommer som overskrift på siden (og sist i navigasjonsstien under toppbanneret).

  1. I startsiden til delarkivet, gå til Kontekst > Rediger.
  2. Gjør de endringene du ønsker. Alle feltene unntatt navnefeltet er valgfrie.
  3. Klikk på Oppdater for å lagre de endringene du har gjort.
  4. Kikk på Tilbake.

Når du har oppdatert et delarkiv vil Tilbake ta deg tilbake til delarkivets startside.