Opprette og bruke en lukket samling - et alternativ til tilbaketrekking eller embargo

Innførsler som ikke skal være åpent tilgjengelige kan legges i en lukket samling. En lukket samling kan brukes som et alternativ til å trekke tilbake innførsler, eller som et alternativ til å legge "evig embargo" på innførsel og innholdsfil(er). Fordelen med en egen lukket samling for innførsler som ikke skal være åpent tilgjengelige er at det er enklere for administratorer å holde oversikt over dem. Du kan registrere nye innførsler direkte i den lukkede samlingen, eller du kan flytte eksisterende innførsler fra en vanlig samling til den lukkede samlingen.

Opprette en lukket samling
Registrere en ny innførsel i en lukket samling
Flytte en innførsel til en lukket samling

Opprette en lukket samling

Hvis den nye samlingen skal ligge direkte i institusjonsarkivet, starter du i arkivets startside. Hvis samlingen skal ligge i et delarkiv i institusjonsarkivet, starter du i dette delarkivets startside:

  1. Gå til Kontekst > Lag samling.
  2. Legg inn navnet på samlingen (kan redigeres senere). De øvrige feltene er valgfrie og ev. innhold du legger inn vil kun bli vist for administratorer og andre som er gitt tilgang siden samlingens startside ikke vil være åpent tilgjengelig.
  3. Klikk på Opprett for å lagre.

Når du har opprettet en ny samling vil Opprett ta deg til rolleskjermen. I utgangspunktet er innstillingene for samlingen satt slik at det er åpen tilgang til alle nye innførsler. Slik begrenser du tilgangen til nye innførsler i samlingen:

  1. Klikk Begrens bak rolle Standard lesetilgang
  2. Klikk Lagre. Nå vil kun arkivets systemadministrator, ev. arkivadministrator og ev. samlingsadministrator få tilgang til å se nye innførsler i samlingen.

Hvis flere personer enn de som er administratorer skal ha tilgang til å se nye innførsler i den lukkede samlingen, legger du til disse i rolleskjermen for samlingen slik:

  1. Klikk på lenken COLLECTION_XX_DEFAULT_READ (XX er samlingens ID) bak Standard lesetilgang
  2. Søk opp person(er) som skal ha lesetilgang ved å legge inn ett søkeord (f.eks. fornavn, etternavn, e-postadresse eller deler av dette) og klikk E-personer. Søkeordet blir automatisk trunkert. Hvis du ikke legger inn et søkeord vil du få listet opp alle tilgjengelige personer. For at en person skal være tilgjengelig må vedkommende ha logget på minst en gang. Ved mer enn fem treff kan du bla ved å klikke Neste side.
  3. Klikk Legg til for å legge til person.
  4. Gjenta pkt. 1 og 2 til alle som ikke er administratorer men som skal ha tilgang er lagt til.
  5. Klikk Lagre for å lagre eller Avbryt for å avbryte.

Hvis alle brukere ved egen institusjon skal ha tilgang til å se innførslene i den lukkede samlingen legger du til gruppen COMMUNITY_XX_MEMBER (XX er arkivets ID, du behøver ikke kjenne denne pga trunkering av søkebegrep):

  1. Klikk på lenken COLLECTION_XX_DEFAULT_READ (XX er samlingens ID) bak Standard lesetilgang
  2. Søk opp riktig gruppe ved å skrive member og klikk Gruppe for å få treff på den som er opprettet for eget arkiv.
  3. Klikk Legg til for å legge til gruppen.
  4. Klikk Lagre for å lagre eller Avbryt for å avbryte.

Det er vanligvis ikke relevant å ha andre roller i en lukket samling. Hvis andre enn administratorer skal kunne registrere nye innførsler eller hvis samlingene skal ha en arbeidsflyt med Reviewer, Editor eller Final Editor, se veiledningen Tildele roller i en samling.

Merk: Hvis du endrer lesetilgangen i en eksisterende samling, vil ikke endringen ha tilbakevirkende kraft men kun gjelde nye innførsler som registreres i samlingen.

Registrere ny innførsel i en lukket samling

Du registrerer en ny innførsel i en lukket samling på samme måte som du registrerer en ny innførsel, se veiledningen Registrere ny innførsel.

Merk: En innførsel som registreres i en lukket samling vil kun bli tilgjengelig for de som har tilgang til innholdet i samlingen.

Flytte en innførsel til en lukket samling

For å flytte en innførsel fra en samling til en annen starter du i innførselens side:

  1. Gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  2. Klikk Flytt
  3. Velg samling innførselen skal flyttes til
  4. Merk av for "Legg til de reglene som gjelder for samlingen innførselen flyttes til"
  5. Klikk Flytt for å flytte innførselen

Merk: Innførselen blir flyttet når du klikker Flytt, uten at du må bekrefte flyttingen. Hvis du har valgt feil samling kan du enkelt flytte innførselen på nytt.

Ved å hake av som beskrevet under pkt 4 ovenfor, vil ikke innførselen lenger være søkbar og ikke komme med i trefflister for andre brukere enn de som har lesetilgang på samlingsnivå. Men ved flytting beholdes de reglene som gjelder for lesetilgang på innførsels- og filnivå. Du må derfor slette ev. regler som gir åpen tilgang (READ Anonymous) til innførsel og filer:

  1. I fanen Status, klikk Rediger autorisasjoner
  2. Merk av alle rader som inneholder READ Anonymous i kolonnen Gruppe
  3. Klikk Fjern valgte
  4. Klikk Slett for å bekrefte sletting
  5. Klikk Tilbake for å gå tilbake eller klikk en annen lenke eller knapp for å gjøre noe annet

Merk: hvis du ikke redigerer autorisasjoner etter at en innførsel er flyttet til en lukket samling, vil den fortsette å være åpent tilgjengelig hvis dette var tilfellet før flyttingen.