Når institusjoner fusjonerer - beskrivelse av rutiner for institusjonarkiv

Denne veiledningen beskriver de rutinene som er etablert for å sikre at innholdet i det åpne institusjonsarkivet skal bli tatt vare på og fortsatt være tilgjengelig etter en fusjon. Noen av de forestående fusjonene i UH-sektoren er mellom institusjoner som er deltakere i Bragekonsortiet, mens andre er mellom konsortiedeltakere og institusjoner utenfor konsortiet. Denne veiledningen beskriver tre ulike situasjoner:

Når deltakere i Bragekonsortiet fusjonerer med hverandre
Når deltakere i Bragekonsortiet fusjonerer med institusjoner som ikke har et åpent institusjonsarkiv
Når deltakere i Bragekonsortiet fusjonerer med institusjoner som selv drifter sitt åpne institusjonsarkiv

Institusjoner som skal fusjonere må så snart som mulig varsle BIBSYS Brukerstøtte om ønsket tidspunkt for endringer i institusjonsarkivet slik at vi kan legge det inn i vår arbeidsplan. Dette er nødvendig enten det er snakk om sammenslåing av eksisterende arkiv i BIBSYS Brage, import av innhold fra arkiv utenfor BIBSYS Brage eller eksport av innhold til arkiv utenfor BIBSYS Brage.

Når deltakere i Bragekonsortiet fusjonerer med hverandre

Når en eller flere deltakere i Bragekonsortiet fusjonerer vil et av arkivene bli beholdt, vanligvis det med mest innhold. Institusjonene som fusjonerer må bli enige om:

  • Organiseringen av innholdet i delarkiv og samlinger
  • Hvem som skal ha hvilke administratorrettigheter (systemadministrator, arkivadministrator og ev. delarkivadministrator og/eller samlingsadministrator)
  • Om noen av de nye samlingene som opprettes i det arkivet som blir beholdt skal ha arbeidsflyt, og i tilfelle hvem som skal ha en rolle i denne
  • Om noen av de eksisterende samlingene skal ha endringer i innstillingene

Når deltakere i Bragekonsortiet fusjonerer med hverandre kan BIBSYS:

  • Gi anbefalinger om organiseringen av innholdet i arkivet med utgangspunkt i institusjonens uttrykte behov
  • Flytte samlingene i arkiv som skal fases ut til det arkivet som skal beholdes
  • Endre navn, logo og grafisk uttrykk i det arkivet som skal beholdes i henhold til institusjonens ønsker
  • Gjøre de nødvendige avklaringer med CRIStin mhp datautveksling med CRIStin og NORA
  • Informere Ex Libris og andre som regelmessig høster metadata fra arkivet
  • Bistå systemadministrator med tildeling av rettigheter/tilganger og med oppsett av samlinger og innstillinger inkl. arbeidsflyt
  • Bistå med manuell oppdatering/flytting av enkeltinnførsler
  • Arrangere møter for å få kartlagt og avtalt de oppgavene som skal gjøres av de institusjonene som fusjonerer og av BIBSYS

Når deltakere i Bragekonsortiet fusjonerer med institusjoner som ikke har et åpent institusjonsarkiv

Når et arkiv som brukes av en institusjon skal tas i bruk av flere etter en fusjon, må det legges til rette for at arkivet skal fungere for den nye fusjonerte institusjonen. Institusjonene som fusjonerer må bli enige om:

  • Organiseringen av innholdet i delarkiv og samlinger
  • Hvem som skal ha hvilke administratorrettigheter (systemadministrator, arkivadministrator og ev. delarkivadministrator og/eller samlingsadministrator)
  • Om noen av de nye samlingene som opprettes skal ha arbeidsflyt, og i tilfelle hvem som skal ha en rolle i denne
  • Om noen av de eksisterende samlingene skal ha endringer i innstillingene

Når en deltaker i Bragekonsortiet fusjonerer med en eller flere institusjoner som ikke har et eget institusjonsarkiv kan BIBSYS:

  • Gi anbefalinger om organiseringen av innholdet i delarkiv og samlinger med utgangspunkt i institusjonens uttrykte behov
  • Endre navn, logo og grafisk uttrykk i det arkivet som skal beholdes i henhold til institusjonens ønsker
  • Gjøre de nødvendige avklaringer med CRIStin mhp datautveksling med CRIStin og NORA
  • Informere Ex Libris og andre som regelmessig høster metadata fra arkivet
  • Bistå systemadministrator med tildeling av rettigheter/tilganger og med oppsett av samlinger og innstillinger inkl. arbeidsflyt
  • Bistå med manuell oppdatering/flytting av innførsler
  • Arrangere møter for å få kartlagt og avtalt de oppgavene som skal gjøres av de institusjonene som fusjonerer og av BIBSYS

Når deltakere i Bragekonsortiet fusjonerer med institusjoner som selv drifter sitt åpne institusjonsarkiv

Når en institusjon som deltar i Bragekonsortiet fusjonerer med en institusjon som selv drifter sitt eget arkiv basert på DSpace, er rutinene de samme som når deltakere i Bragekonsortiet fusjonerer med hverandre. Forutsatt selvfølgelig at den fusjonerte institusjonen fortsatt skal være deltaker i Bragekonsortiet. Forskjellen er at BIBSYS ikke kan flytte innhold fra et eksternt arkiv til et arkiv i BIBSYS Brage. I stedet brukes standard eksport- og importfunksjonalitet i DSpace. Hvis BIBSYS kan få tilgang til å logge på det eksterne arkivet som systemadministrator, kan vi lage eksportfilene. Hvis ikke må vi få tilgang til ferdige eksportfiler.

Hvis den fusjonerte institusjonen ikke ønsker å bruke BIBSYS Brage, kan vi levere eksportfiler med innholdet i det arkivet som skal fases ut i BIBSYS Brage. Alternativt kan den som er systemadministrator selv produsere eksportfiler ved bruk av eksportfunksjonen i DSpace. Eksportfilene vil være i et format som enkelt kan importeres til en annen DSpace-installasjon. Merk at avtaleperioden for bruk av BIBSYS Brage følger kalenderåret og at fristen for oppsigelse er 1. oktober. Oppsigelse av avtalen om bruk av BIBSYS Brage sendes til BIBSYS.

Kostnader ved fusjon av institusjonsarkiv

Institusjoner som fusjonerer må betale de kostnadene BIBSYS har med å få gjort det arbeidet som må gjøres. Slike oppdrag er ikke inkludert i årlig avgift for bruk av BIBSYS Brage. Prisen vil være avhengig timeforbruket, men siden de rutinene som brukes er godt etablert er det vanligvis ikke snakk om store summer. Det må dog tas forbehold om at eventuelle data som eksporteres fra eksterne systemer kan leveres på et format og med en kvalitet som gjør at BIBSYS ikke må gjøre større endringer før import.

Institusjoner som sier opp avtalen om bruk av BIBSYS Brage vil kostnadsfritt kunne få en kopi av innholdet i eget arkiv i form av eksportfiler før dette slettes.