Finne og rette vanlig forekommende feil i metadata

Strukturerte metadata er viktige for gjenfinning og visning både i institusjonsarkivet og i søkeportaler som Oria, OpenAIRE, BASE, NORA m.fl. som høster metadata i institusjonsarkivet for å gi tilgang til innhold i dette. God datakvalitet er også viktig for Google og andre søkemotorer som indekserer institusjonsarkivene. De feilene som er beskrevet i denne veiledningen oppstår ved redigering, ikke ved registrering. I noen tilfeller kan feil også skyldes feil i innførsler som har blitt importert fra andre institusjonsarkiv.

Slik finner du innførsler med feil eller manglende innhold i feltet for utgivelsesår/dato

Utgivelsesår er obligatorisk ved registrering av ny innførsel. Det er valgfritt å legge til måned og eventuelt også dag. Ved registrering velger du i en meny for å sikre at det lagres en gyldig verdi. Gyldige verdier er ÅÅÅÅ, ÅÅÅÅ-MM eller ÅÅÅÅ-MM-DD. Hvis du finner andre verdier er årsaken vanligvis skrivefeil ved redigering av metadata.

Gå til startsiden i arkivet og til Bla i dette arkivet > Utgivelsesdato. Da vil du få en liste med eldste først. Av lista vil du se om skrivefeil har resultert i en for lav verdi for utgivelsesår siden eldste vil komme først. F.eks. 204 i stedet for 2004 eller 04.10.2006 i stedet for 2006-10-04. Hvis det finnes innførsler som mangler utgivelsesår vil disse komme aller først.

Klikk på tannhjulet og endre sorteringen av lista fra stigende til synkende tigende. Da vil du få en liste med nyeste først. Av lista vil du se om skrivefeil har gitt en for høy verdi for utgivelsesår siden nyeste vil komme først. For eksempel 2019 i stedet for 2009 eller 30.09.2003 i stedet for 2003-09-30.

Hvis det er flere enn 20 innførsler med feil får du bedre oversikt ved å øke antall innførsler (resultater) som blir vist pr. side. Klikk på tannhjulet og velg å få vist inntil 100.

Slik retter du innførsel med feil eller manglende innhold i feltet for utgivelsesår

Gå til den innførselen du skal rette og til Kontekst > Rediger denne innførselen og velg fanen Metadata. Du finner utgivelsesår i feltet dc.date.issued. Gjør endringer og klikk Oppdater. Klikk Tilbake for å gå tilbake til innførselens side.

Hvis feltet dc.date.issued ikke lenger finnes i innførselen må du legge til dette. I menyen under Feltnavn, velg dc.date.issued. Legg så inn utgivelsesår/-dato i skrivefeltet for innhold og klikk Legg til nye metadata. Klikk Tilbake for å gå tilbake til innførselens side.

Merk: innholdet i feltet må være på formen ÅÅÅÅ, ÅÅÅÅ-MM og ÅÅÅÅ-MM-DD. For eksempel er ikke ÅÅÅÅ- en gyldig verdi. Merk også at det ikke skal være tomme felter i redigeringsskjermen, se beskrivelsen Hvordan sletter jeg et metadatafelt.

Slik finner du innførsel med skrivefeil i feltet for dokumenttype

Ved registrering av ny innførsel er dokumenttype obligatorisk og du velger en eller flere fra en meny. Det som blir lagret i databasen er den engelske betegnelsen for dokumenttype og verdiencase-sensitiv. Du finner en oversikt over alle dokumenttyper som er tilgjengelige i BIBSYS Brage i veiledningen Dokumenttyper i institusjonsarkivene. Hvis du finner at det er brukt andre dokumenttyper i institusjonsarkivet er årsaken vanligvis skrivefeil ved redigering av metadata.

Gå til startsiden i arkivet og til Bla i dette arkivet > Dokumenttyper. Da vil du få en liste med alle brukte dokumenttyper med antall innførsler i parantes. Klikk på tannhjulet for å endre sorteringen fra stigende (a-å) eller synkende (å-a) og du kan velge å få vist flere pr. side.

Klikk på en av dokumenttypene i lista for å få en liste med alle innførsler med denne dokumenttypen. Med utgangspunkt i denne lista kan du rette feil som beskrevet nedenfor.

Du får også oversikt over hvilke dokumenttyper som er brukt under Avgrens på dokumenttype i høyremenyen.

Slik retter du innførsel med skrivefeil i feltet for dokumenttype

Gå til den innførselen du skal rette og til Kontekst > Rediger denne innførselen og velg fanen Metadata. Du finner dokumenttype i feltet dc.type. Gjør endringer og klikk Oppdater. Klikk Tilbake for å gå tilbake til innførselens side.

For en slette en dokumenttype må du slette hele feltet og ikke kun innholdet i feltet. Du finner dokumenttype i feltet dc.type. Merk av foran feltet som skal slettes ved å klikke under Fjern og klikk deretter Oppdater. Det samme må du gjøre hvis du skulle finne et tomt felt i redigersingsskjermen for metadata.

For å legge til en ny dokumenttype må du opprette et nytt felt for denne. I menyen under Feltnavn, velg dc.type. Legg så inn dokumenttype i skrivefeltet for innhold og klikk Legg til nye metadata. Klikk Tilbake for å gå tilbake til innførselens side.

Merk: Sorteringen er case-sensitiv. Det betyr at Journal article korrekt, mens journal article er en skrivefeil. Peer reviewed er en egen dokumenttype som skal registreres i eget felt, ikke i samme felt som betegnelsen for en annen dokumenttype. En innførsel kan inneholde mer enn en dokumenttype hvis dette er relevant, men i hvert sitt felt. Merk også at det ikke skal være tomme felter i redigeringsskjermen, se beskrivelsen Hvordan sletter jeg et metadatafelt.