Publisere innførsler fra CRIStin

Hvis din institusjon bruker CRIStin, er det mulig å laste opp filer til metadataposter i CRIStin og få disse overført som nye innførsler i institusjonsarkivet ved automatisk høsting. Deretter må innførselen publiseres i institusjonsarkivet.

For at det skal være mulig å laste opp filer tll metadataposter i CRIStin, må opplastingsfunksjonen i CRIStin være aktivert for din institusjon. Dette må gjøres i CRIStin-systemet av en CRIStin-superbruker. Deretter vil BIBSYS opprette en egen samling i institusjonsarkivet som høster nye innførsler fra CRIStin og legge til brukere som skal kunne publisere innførsler fra CRIstin i institusjonsarkivet. Dette gjøres av BIBSYS Brukerstøtte på forespørsel fra den som er systemadministrator og kontaktperson for institusjonsarkivet i det egentlige institusjonsarkivet og om ønskelig også i kursutgaven av institusjonsarkivet.

Om overføring av innførsler fra CRIStin
Slik publiserer du innførsler fra CRIStin
Slik fjerner du trinn 1 og/eller trinn 2 i arbeidsflyten
Slik starter du høsting av CRIStin manuelt
Slik aktiverer du opplastingsfunksjonen i CRIStin

Om overføring av innførsler fra CRIStin

For å publisere innførsler overført fra CRIStin, må du være samlingsadministrator i samlingen som høster CRIStin. Samlingsadministrator kan redigere opplysninger og innstillinger for samlingen, og redigere innhold (metadata og filer) i innførslene i samlingen. Hvis du ikke ønsker å vente på den automatiske høstingen som starter hver dag kl 16 kan du starte høsting av CRIStin manuelt.

Den som er systemadministrator og kontaktperson for arkivet bestemmer hvem som skal kunne publisere innførsler fra CRIStin. Framgangsmåten for å legge til/fjerne personer er beskrevet her. For at du skal kunne legge til en ny person, må vedkommende ha logget på (og av) institusjonsarkivet en første gang.

Merk følgende: Den automatiske høstingen av nye innførsler fra CRIStin starter hver dag kl 16.
Kursutgaven av institusjonsarkivet høster nye innførsler fra demoutgaven av CRIStin men dette skjer ikke automatisk. Etter at filer har blitt lastet opp i demoutgaven av CRIStin må du starte høsting av CRIStin manuelt, og pga en forsinkelse i demoutgaven av CRIStin må du vente til neste dag.

Slik publiserer du innførsler fra CRIStin

Nye innførsler fra CRIStin kommer som nye oppgaver i arbeidsområdet ditt. Du finner ditt eget arbeidsområde ved å logge på og gå til Min side > Registreringer. Her kan du velge å ta en eller flere oppgaver. Du kan klikke på en av lenkene i listen Ledige oppgaver og fortsette derfra. Alternativt kan du merke av flere oppgaver og klikke på Ta valgte oppgaver og fortsette derfra.

For at en innførsel fra CRIStin skal bli publisert i arkivet, må den gå gjennom en arbeidsflyt som kan bestå av inntil tre separate trinn hvorav kun det siste er obligatorisk:

Trinn 1: Organiser filer (rollen Filemanager)

Når du har klikket på lenken og kommet inn i innførselen du skal publisere må du, hvis du ikke allerede har tatt oppgaven, klikke på Ta oppgave (dette valget får du ikke hvis du allerede har tatt oppgaven og dermed flyttet den til til Mine oppgaver). Når du har tatt oppgaven kan du gjøre følgende:

  • Endre rekkefølge på visning av filene i en pakke ved å bruke pilknappene. Fulltekstfilene ligger under Pakke: ORIGINAL.
  • Se på filene ved å klikke på VIS.
  • Flytte fil(er) til en annen pakke, men dette er vanligvis ikke relevant.

Du fullfører dette trinnet ved å klikke på Oppdater og fullfør.

Merk følgende: Hvis du ikke ønsker å ha trinn 1 i arbeidsflyten kan det tas vekk forutsatt at det ikke lenger ligger noen oppgaver på dette trinnet i arbeidsflyten. Du kan uansett endre rekkefølgen av filene ved å redigere i innførselen etter at den er publisert.

Trinn 2: Aksepter/Avvis/Endre (rollen Editor)

Når du har klikket på lenken og kommet inn i innførselen du skal publisere må du, hvis du ikke allerede har tatt oppgaven, klikke på Ta oppgave (dette valget får du ikke hvis du allerede har tatt oppgaven og dermed flyttet den til Mine oppgaver). Når du har tatt oppgaven må du gjøre følgende:

  • Enten klikke Godkjenn innførsel for å godkjenne og gå til det tredje og siste trinnet uten å gjøre endringer.
  • Eller klikke Avvis innførsel for å avvise hvis innførselen ikke skal publiseres. Ved avvisning må du skrive en begrunnelse, f.eks. "avvist" for å kunne avvise. Hvis innførselen har blitt høstet automatisk vil saken være avsluttet. Hvis innførselen i stedet har blitt høstet ved manuell start, vil begrunnelsen bli sendt til den som startet jobben (=registrator). Vedkommende vil derfor finne innførselen under Uferdige Registreringer på eget arbeidsområde og må fjerne den derfra.
  • Eller klikke Endre metadata for å gå inn i registreringsskjemaet og fullføre registreringen.
    Du kan gå gjennom de ulike sidene i registreringsskjemaet ved å klikke på navigasjonsstien øverst på siden (beskriv, beskriv, tilgang osv.) eller ved å klikke på knappene Neste/Forrige nederst på siden. Mens du gjør dette kan du redigere innholdet i de ulike feltene.
    I siden Tilgang kan du legge embargo på innførsel.
    For å legge på embargo på fil må du gå til siden Last opp og klikke på Endre bak filnavnet. Da får du en side hvor du også kan legge inn en beskrivelse av fila som vil bli vist som lenketekst i stedet for filnavnet. Du kan også laste opp ny fil eller fjerne opplastet fil.
    Når du har gjort det du skal og har kommet til siste side, klikk på Fullfør registrering. Deretter klikker du Godkjenn innførsel for å fullføre dette andre trinnet i arbeidsflyten.

Merk følgende: Hvis du ikke ønsker å ha trinn 2 arbeidsflyten kan det tas vekk forutsatt at det ikke lenger ligger noen oppgaver på dette trinnet i arbeidsflyten. Du kan uansett redigere metadata ved å redigere i innførselen etter at den er publisert.

Trinn 3: Koble til samlinger (rollen Collection Assigner)

Når du har klikket på lenken og kommet inn i innførselen må du, hvis du ikke allerede har tatt oppgaven, klikke på Ta oppgave (dette valget får du ikke hvis du allerede har tatt oppgaven og dermed flyttet den til Mine oppgaver). Når du har tatt oppgaven må du gjøre følgende:

  • Merke av for hvilke(n) samling(er) innførselen skal kobles til hvis du vil at den skal være synlig i annen samling i tillegg til samlingen Publikasjoner fra CRIStin.
  • Klikke Lagre og avslutt for å fullføre dette tredje og siste trinnet i arbeidsflyten og dermed publiserere innførselen.

Merk følgende: Trinn 3 må være med i arbeidsflyten for at innførsler fra CRIStin skal kunne kobles til en annen samling i institusjonsarkivet.

Underveis i arbeidsflyten kan du velge å avbryte eller mellomlagre det du har gjort slik at du kan fullføre oppgaven senere. Du vil da finne den igjen i listen Mine oppgaver. Du kan også fjerne oppgaver fra Mine oppgaver uten å fullføre dem. Merk av og klikk Returner valgte oppgaver til ledige oppgaver. De(n) vil da flyttes til listen Ledige oppgaver og kan tas av en annen som kan publisere innførsler fra CRIStin.

Når en innførsel fra CRIStin er publisert, kan du senere redigere den ved å gå til innførselen og deretter til Kontekst > Rediger denne innførselen.

Slik fjerner du ett eller flere trinn i arbeidsflyten

Hvis ett eller flere av trinnene i arbeidsflyten er overflødige, ta kontakt med BIBSYS Brukerstøtte og be om fjerning. Forutsetningen for at det skal være mulig å fjerne et trinn i en arbeidsflyt er at det ikke ligger noen oppgaver til behandling på dette trinnet. Hvis det ligger oppgaver til behandling må disse først behandles slik at de blir flyttet til neste trinn i arbeidsflyten.

Merk følgende: Hvis trinn 3 med rollen Collection assigner fjernes vil du ikke kunne koble innførsler fra CRIStin til en annen samling i institusjonsarkivet før publisering.

Slik starter du høsting av CRIStin manuelt

Slik går du fram for å starte den jobben som høster nye innførsler fra CRIStin:

  • Gå til samlingen Publikasjoner fra CRIStin
  • Gå til Kontekst > Rediger samling > Datakilde
  • Kikk på Importer nå for å høste nye innførser fra CRIStin

For at det skal komme nye innførsler, må noen ha lastet opp nye filer til metadataposter i CRIStin. Innførsler som har blitt høstet tidligere vil ikke bli høstet på nytt. Unntaket er hvis det har blitt lastet opp en ny fil til en metadatapost i CRIStin. Da har CRIStin laget en ny innførsel som vil bli høstet. Denne vil inneholde alle filer som har blitt lastet opp til den samme metadataposten i CRIstin.

Merk følgende: Ikke gjør endringer i Datakilde. Hvis innstillingene for høsting endres vil ikke høstingen fungere slik den skal. Ikke klikk på "Nullstill og importer samling på nytt" da det vil nullstille samlingen!
For å starte manuell høsting til kursutgaven av instiusjonsarkivet må du pga en forsinkelse i demoutgaven av CRIStin vente til dagen etter at fila er lastet opp.

Slik aktiverer du opplastingsfunksjonen i CRIStin

For at det skal være mulig å laste opp fulltekstfiler til metadataposter i CRIStin, må funksjonen Lever fulltekstdokument være aktivert for din institusjon. Dette må gjøres i CRIStin-systemet av en CRIStin-superbruker ved din institusjon. Dette er framgangsmåten:

  • Logg på CRIStin som superbruker
  • Gå til Administrasjon > Institusjonsarkiv
  • Legg inn navnet på institusjonsarkivet (klikk på ENDRE)
  • Aktiver funksjonen (klikk JA)
  • Rediger teksten i feltet Informasjon til det som gjelder for egen institusjon (klikk på ENDRE)
  • Velg de kategoriene det skal være mulig å laste opp fulltekstfiler til (velg kategori). For å få tilgang til å laste opp fulltekstfiler til artikler i vitenskapelige antologier må både kategorien Vitenskapelig antologi og kategorien Vitenskapelig Kapittel/Artikkel være valgt.

Etter å ha lagret en ny post i en av de aktiverte kategoriene i CRIStin vil du få en knapp Lever fulltekstdokument nederst på siden. Du vil også finne denne knappen på «dine» poster senere slik at du kan laste opp filer på et senere tidspunkt.

Merk følgende: Ved problemer med pålogging eller bruk av CRIStin må du kontakte brukerstøtte hos CRIStin.
Kursutgaven av institusjonsarkivet høster nye innførsler fra demoutgaven av CRIStin. Hvis du vil teste ut integrasjonen mellom CRIStin og institusjonsarkivet må de samme tilpasningene gjøres i demoutgaven av CRIStin og kursutgaven av institusjonsarkivet.