Sammenslåing av institusjoner i Alma

En sammenslåing av en eller flere institusjoner er ikke inkludert i årlig deltakerbetaling, og er derfor en bestillingstjeneste. En sammenslåing er en stor jobb og krever involvering av Ex Libris, BIBSYS og institusjonene selv.

Sammenslåingsperioden strekker seg over flere uker. Før prosessen begynner vil BIBSYS gjennomføre et oppstartsmøte, hvor institusjonen vil få informasjon om tidsplan og mer detaljert informasjon om prosessen.

Sammenslåingsprosessen består av følgende faser:

  • Rydding i forkant
    Generell rydding i dataene som skal flyttes. F.eks, låntakere som er ufullstendig opprettet eller lignende. BIBSYS bistår med å hente ut lister til institusjonene. Institusjonene må også bli enige om ett felles regelsett, f.eks på utlån, og korrigere det som ligger på master før videre arbeid starter.
  • Klargjøring av testbase
    Ex Libris oppretter en testbase som benyttes av alle parter for å teste at dataene overføres korrekt. BIBSYS og institusjonen har ansvaret for å sette opp konfigurasjonsskjema og opprette locations.
  • Testing i testbasen
    Når testbasen er klar må institusjonen teste at sammenslåingen har gått som forventet.
  • Cutover
    Siste del av sammenslåingene kalles cutover. Det er i denne fasen selve sammenslåingen blir gjennomført i produksjonsbasen. Denne perioden vil typisk vare en ukes tid. Det er viktig at det ikke gjøres noen oppdatering i Alma i denne perioden.
  • Etterarbeid
    Når cutover er gjennomført er det viktig at institusjonen tester og ser at cutover har gått som forventet.