Standard importformat for låntakerdata

Data overføres som en tekstfil med Unicode UTF-8 som tegnsett. Hvert data-element skrives på én linje, og mellom hver post skal det være en linje med minst 10 minustegn. Alle felt skal ha fortekst som består av kortkode og ‘:’ (kolon), se tabellen nedenfor.
NB: Ikke noe blankt tegn mellom kolon og data-innhold.

Merk:

  • Institusjoner som skal forhåndsprodusere lånekort eller studiekort med LTID, må kontakte BIBSYS på forhånd slik at vi kan sikre at LTID blir unike.
  • Felter merket OBLIGATORISK må alltid være med.
  • Felter merket IKKE I BRUK har vært brukt tidligere eller er reservert for fremtidig bruk. Disse feltene blir ignorert ved importen.
  • Felter med annen kortkode enn angitt i tabellen blir også ignorert, men vil heller ikke gjøre noen skade.
  • Det er ikke støtte for dupliserte kortkoder. (Hvis dette oppstår og kortkoden er gyldig, er det siste forekomst som prosesseres.)
Spesifikasjon av post
Feltnavn Kortkode Beskrivelse
Låntaker-id LT Låntaker-ID (LTID), lånernummer, strekkode for låner, RFID for låner
OBLIGATORISK
Fødselsnummer FR Fødselsnummer (normalt 11 siffer).
IKKE I BRUK
Gammelt fødselsnummer GR For endring av fødselsnummer (FNR). Gammelt fnr legges i GR og nytt i FR.
IKKE I BRUK
Gammelt LTID GL Hvis LTID skal skiftes ut, legges gammelt LTID i dette feltet,
og nytt LTID i LT-feltet
Bibliotek RS Kode (syv bokstaver) eller biblioteknummer (syv siffer) for personens hovedutlånssted eller bibliotekavdeling.
OBLIGATORISK
Feide-ID FI Feide-id (eduPersonPrincipalName satt sammen som [email protected], f.eks. [email protected])
Bør angis for alle personer som har en feide-id knyttet til institusjonen.
Gyldig dato GD Format YYYY-MM-DD. Dato lånekontoen skal være gyldig til.
Importeres til Expiry Date i Alma.
Etternavn EN OBLIGATORISK
Fornavn FN OBLIGATORISK
Kategori KA Låntakerkategori, normalt i form av en tallkode
OBLIGATORISK
Institusjon IN Institusjonsnavn.
IKKE I BRUK
Kortform IK Institusjonens kortform.
IKKE I BRUK
Avdeling AV IKKE I BRUK
Fødselsdato FD Fødselsdato. Format skal være YYYY-MM-DD.
Språkkode SK 3-tegns språkkode som styrer bl.a. språk benyttet på brev. I Alma gir kodene
NOB og NOR: Norsk bokmål
NNO: Norsk nynorsk
SME: Nordsamisk
ENG, andre koder eller ingen kode: Engelsk
Stilling ST Stillingsbetegnelse
Aadr AA Arbeids- eller semesteradresse, gate / vei o.l.
OBLIGATORISK sammen med AS,
hvis HA og HS mangler
Apostnr AP Arbeids- eller semesteradresse, postnummer
Apoststed AS Arbeids- eller semesteradresse, poststed
OBLIGATORISK sammen med AA,
hvis HA og HS mangler
Aland AL Arbeids- eller semesteradresse, land
Atlf AT Arbeids- eller semesteradresse, telefon
OBLIGATORISK hvis HT eller MT mangler
Afax AF Arbeids- eller semesteradresse, telefax
Hadr HA Hjemstedsadresse, gate / vei o.l.
OBLIGATORISK sammen med HS,
hvis AA og AS mangler
Hpostnr HP Hjemstedsadresse, postnummer
Hpoststed HS Hjemstedsadresse, postssted
OBLIGATORISK sammen med HA,
hvis AA og AS mangler
Hland HL Hjemstedsadresse, land
Htlf HT Hjemstedsadresse, telefon
OBLIGATORISK hvis AT eller MT mangler
Mobiltlf MT Mobiltelefon-nummer
OBLIGATORISK hvis AT eller HT mangler
Mailadresse MA Epost-adresse ved instuitusjonen (studiested eller arbeidsplass)
OBLIGATORISK hvis MP mangler
Privat mailadresse MP Private epost-adresse
OBLIGATORISK hvis MA mangler
Nasjonalt register NR Reservert fremtid bruk av Nasjonalt lånerregister (NLR)
IKKE I BRUK
Nasjonal aksept NA Reservert fremtidig bruk av Nasjonalt lånerregister (NLR)
Verdi "10" betyr at studenten har akseptert at data overføres til NLR
IKKE I BRUK
Obligatoriske felt, må alltid være med og ha innhold
  • Låntaker-id (LT)
  • Bibliotek (RS)
  • Etternavn (EN)
  • Fornavn (FN)
  • Kategori (KA)
  • Arbeidsadresse (AA) og arbeidssted (AS),
    eller
    hjemstedsadresse (HA) og hjemmested (HS).
    Minst ett av disse parene må være med.
  • Arbeidstelefon (AT) eller Hjemmetelefon (HT) eller mobiltelefon (MT).
    Minst en av disse må være med.
  • Arbeids/studie epostadresse (MA) eller privat epostadresse (MP).
    Minst en av disse må være med.
Sterkt anbefalte felt
  • Feide-id (FI)
    Bør være med for personer som har en Feide-bruker ved institusjonen.
 Ikke-obligatoriske felt som er blanke eller mangler i importfila

Disse fører generelt til at data-elementet blankes ut i Alma.
Felter i Alma som er manuelt opprettet og angitt som Internal blir ikke blanket ut.

Unntak:

  • Kategori (KA)
  • Språkkode (SK)

Disse blir ikke overskrevet hvis de er oppdatert manuelt i Alma eller er tomme i importfila. Disse feltene (User Group og Preferred Language)  er alltid åpne for redigering i Alma.

Oppstart

For å starte med daglig import må institusjonen:

  1. Ta kontakt med leverandøren av registeret dere vil eksportere fra for å undersøke om kriteriene for daglig import kan oppfylles fra leverandørens side.
  2. Ta kontakt med BIBSYS. Oppgi navn og e-postadresser på kontaktperson for daglig import ved biblioteket og ved teknisk avdeling.
Tekniske detaljer

Ved daglig import foregår overføring av filer fra institusjonen til BIBSYS med kryptert forbindelse. Til dette benyttes ssh og scp. Institusjonen får opprettet en konto hos BIBSYS, og krypteringsnøkkel blir kopiert over til aktuell konto slik at det er mulig å filoverføre automatisk (dvs. uten passordprompting) ved hjelp av et script eller et program.

Kravet fra BIBSYS er at institusjonen kan installere og bruke ssh. Det er ingen andre tekniske krav. Filoverføringen kan foregå hele døgnet, mens selve importen av fila til Alma skjer i løpet av natten. Fila må derfor være avlevert før et avtalt tidspunkt for å bli med på nattens import.

Eksempler

LT:ntnu123456
RS:tek
EN:Olsen
FN:Frode
KA:2
FD:1971-07-25
AA:Kornblomstveien 2B
AP:7032
AS:Trondheim
MA:[email protected]
FI:[email protected]
-------------
LT:ntnu234567
RS:tek
EN:Andersen
FN:Anna
KA:1
FD:1980-01-18
AA: Villaveien 18
AP:7032
AS:Trondheim
MA:[email protected]
--------------
LT:ntnu345678
RS:real
EN:Karlsen
FN:Linda
KA:1
FD:1965-12-12
AA:Storgata 38
AP:7048
AS:Trondheim
MA:[email protected]
----------------