Bestilling av sammenslåing

En sammenslåing er en bestillingstjeneste som må betales av hver enkelt institusjon. Alma har ikke verktøy for å gjennomføre slike sammenslåinger på en strømlinjeformet måte, og Ex Libris bistår derfor BIBSYS i arbeidet. Både BIBSYS og hver enkelt institusjon må beregne å bruke tid på sammenslåingen.

For å gjøre arbeidet enklere har BIBSYS utviklet og implementert verktøy som benyttes i prosessen. Timeforbruket for å implementere disse verktøyene, generelt planleggingsarbeid, utarbeidelse av prosedyrer, kompetanseheving o.l. fordeles mellom institusjonene som skal slås sammen, dette gjelder også nye sammenslåinger. I tillegg kommer forbruk relatert til sammenslåingen for hver enkelt ny institusjon.

Det er viktig å informere BIBSYS i god tid ved en sammenslåing. I første omgang trenger vi en henvendelse til BIBSYS Brukerstøtte med følgende informasjon:

  • Ønsket periode for sammenslåing i Alma (evt. hvilke perioder dette ikke kan gjøres). Siden vi er avhengig av at Ex Libris bistår oss i denne prosessen er vi avhengig av å finne et tidspunkt som også passer for dem.
  • Hvilke institusjoner inngår i fusjonen.
  • Felles navn for de fusjonerte institusjonene.
  • Antall ansatte/bibliotekarer/årsverk (for institusjoner som ikke rapporterer til DBH).
  • Opplysninger om felles eller oppdelt faktura og fakturaadresse.
  • Kontaktperson(er).

BIBSYS vil deretter sende mer informasjon om sammenslåingen samt et bestillingsskjema som må fylles ut av institusjonen.