Spørsmål og svar om BIBSYS Brage

Spørsmål om søking

Hvordan avgrenser jeg et søk på registreringsår eller dato?
Hvordan avgrenser jeg et søk på et årsinterval?

Kan jeg avgrense et søk slik at jeg kun får med innførsler som inneholder filer med aktiv embargo?

Spørsmål om visning av innførsel

Hvorfor har noen innførsler er miniatyrbilde mens dette mangler for andre?
Hvorfor er teksten i miniatyrbildet uleselig?
Hvorfor står det "Format: Ukjent" for fila?

Spørsmål om redigering av innhold i publisert innførsel

Hvordan endrer jeg innholdet i et metadatafelt?
Hvordan sletter jeg innholdet i et metadatafelt?
Hvordan legger jeg til et nytt metadatafelt?
Hvordan laster jeg opp en ny innholdsfil i en innførsel?
Hvordan sletter jeg en innholdsfil i en innførsel?
Hvordan endrer jeg rekkefølgen på innholdsfilene i en innførsel
Hvordan legger jeg til eller endrer beskrivelse på en fil i en innførsel?
Hvordan legger jeg til en fil med en publiseringsavtale?
Hvordan endrer jeg navn på en innholdsfil i en innførsel?
Hvordan legger jeg til eller endrer embargodato på en innholdsfil?
Hvordan legger jeg til eller endrer embargodato på en innførsel?
Hvordan sletter jeg en CC-lisens?
Hvordan legger jeg til en CC-lisens hvis dette ikke ble gjort da innførselen ble registrert?
Hvor finner jeg riktig navn og lenke til den CC-lisensen jeg ønsker å legge inn?

Spørsmål om redigering av innhold i innførsel som ligger i arbeidsflyten i en samling

Hvordan kan jeg sjekke/redigere informasjon om embargo på innførselen?
Hvordan kan jeg sjekke/redigere informasjon om embargo på fil?

Spørsmål om redigering av innhold og oppsett i samling

Hvordan flytter jeg en innførsel fra en samling til en annen?
Hvordan kobler jeg en innførsel til en annen samling?
Hvordan legger jeg til at en ny innførsel må gjennom en arbeidsflyt med godkjenning/kontroll før publisering?
Hvordan fjerner jeg en arbeidsflyt med godkjenning/kontroll av en ny innførsel før publisering?
Hvordan sletter jeg en samling?

Spørsmål om administrasjon av personer og grupper

Hvordan endrer jeg e-postadresse eller navn i en brukerprofil?
Hvorfor får jeg ikke treff når jeg søker på en kollega som jeg skal tildele en rolle?
Hva er forskjellen på systemadministrator, arkivadministrator og samlingsadminsitrator?
Hvordan legger jeg til en systemadministrator?
Hvordan legger jeg til en arkivadministrator?
Hvordan legger jeg til en samlingsadministrator?
Hvordan legger jeg til personer i gruppen som kan publisere nye publikasjoner fra CRIStin?
Hvordan fjerner jeg personer i gruppen som kan publisere nye publikasjoner fra CRIStin?

Spørsmål om integrasjon mellom vitenarkivet og CRIStin

Hva må jeg gjøre for å ta i bruk funksjonen for overføring av metadata og innholdsfiler fra CRIStin?
Hvordan legger jeg til dokumenttypen "Peer reviewed" i en publikasjon fra CRIStin før publisering?
Er det mulig å få laget lenken "Institusjonsarkiv" i en CRIStin-post når innførselen ikke er overført fra CRIStin men registrert direkte i vitenarkivet?
Hvordan legger jeg til embargo på en publikasjon fra CRIStin før publisering?
Hvordan legger jeg til embargo på en innholdsfil i en innførsel fra CRIStin før publisering?
Hvordan endrer jeg navn på fil i innførsel fra CRIStin før publisering?
Hvordan legger jeg til en ny innholdsfil i en innførsel fra CRIStin?
Hvorfor blir det overført dubletter fra CRIstin og hvordan ser jeg at det er en dublett?
Hvordan avviser jeg en publikasjon CRIStin slik at jeg slipper å publisere den for deretter å bruke slettefunksjonen?

Spørsmål om institusjonsspesifikke tilpasninger

Institusjonen har fått nytt navn og/eller ny logo, hvordan får jeg endret dette?
Vitenarkivet har fått ny e-postadresse, hvordan får jeg endret denne?
Hvordan lager jeg en søkeboks til arkiv/delarkiv/samling i en nettside?

Spørsmål om gjenfinning i Oria, NORA og andre søkeverktøy

Når vil nye innførsler bli søkbare i Oria?
Hvordan varsler jeg Oria og tilsvarende tjenester om sletting av en innførsel?

Svar om søking

Hvordan avgrenser jeg et søk på registreringsår eller dato?

Avgrensingsfeltet Registreringsdato (engelsk: Date Available) søker i innholdet i feltet dc.date.avaliable. Datoer lagres i ISO-format, dvs som åååå-mm-dd. For å starte bredest mulig, med alt innhold i alle arkiv, et bestemt arkiv, et delarkiv eller en samling, klikk på knappen SØK uten å legge inn noe søkebegrep i søkefeltet øverst til høyre.

  • For å avgrense et søk til et bestemt registreringsår, velg enten Inneholder eller er lik for Registreringsdato og legg inn årstallet, f.eks. 2014.
  • For å avgrense et søk til en bestemt registreringsdato, velg er lik for Registreringsdato og legg inn datoen, f.eks. 2014-02-17.

(Det fungerer ikke å avgrense på en bestemt måned i et bestemt år. Hvis du velger Inneholder for Registreringsdato og legger inn år og måned, f.eks. 2014-02, vil du får treff både på måned 02 og på dag 02. Hvis du velger er lik for Registreringsdato og legger inn år og måned, f.eks. 2014-02, vil du får 0 treff.)

Hvordan avgrenser jeg et søk på et årsinterval?

Du kan avgrense et søk på mer enn et utgivelsesår ved å velge Utgivelsesdato + inneholder og legge inn alle årstallene, f.eks. 2012 2013 2014. For større årsinterval kan du i stedet legge inn fra-år og til-år i hakeparanteser, f.eks. [2010 TO 2016].
Hvis du i stedet ønsker å avgrense søket på registreringsår kan du gjøre dette på samme måte, men velge Registreringsdato + inneholder.

Kan jeg avgrense et søk slik at jeg kun får med innførsler som inneholder filer med aktiv embargo?

Nei det er ikke mulig å søke fram eller få listet ut innførsler som inneholder en eller flere filer hvor embargodatoen ikke er nådd.

Svar om visning av innførsel

Hvorfor har noen innførsler et miniatyrbilde mens dette mangler for andre?

Hvis det lastes opp en innholdsfil i formatet PDF vil det bli laget et miniatyrbilde av førstesiden den påfølgende natt. Hvis innførselen inneholder flere PDF-filer vil miniatyrbildet til den første/øverste fila bli brukt i visningen.

Årsaken til at noen innførsler mangler minitatyrbilde er at dette ikke er laget enda, at innholdsfila ikke er en PDF hvor det er mulig å lage et miniatyrbilde av førstesiden, eller at innholdsfila og dermed det tilhørende miniatyrbildet ikke er åpent tilgjengelig. I det siste tilfellet vil miniatyrbildet kun bli vist for påloggede brukere som har lestilgang til innholdsfila.

Hvorfor er teksten i miniatyrbildet uleselig?

Årsaken et at PDF-en har blitt lagret i et verktøy (programvare) som ikke støtter Adobes publiseringsstandard. Dette vil først og fremst gjelde for gamle PDF-er som har blitt lastet opp (eller importert til) til vitenarkivet.

Det er gjort en endring i Brage slik at nye miniatyrbilder som lages for slike PDF-er skal få teksten i forsiden gjengitt korrekt. Hvis du sletter et eldre miniatyrbilde med uleselig tekst, vil det bli laget et nytt påfølgende natt. Slik går du fram for å slette et miniatyrbilde:

  • gå til riktig innførsel
  • gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  • gå til fanen Filer
  • merk fila eller filene som skal slettes. Miniatyrbilder ligger under pakke: THUMBNAIL med samme filnavn som PDF-en men beskivelse IM Thumbnail og format JPEG
  • klikk Slett fil
  • klikk Slett for å bekrefte sletting
  • klikk Tilbake for å gå til innførselens side

Merk: Hvis innførselen har flere innholdsfiler i PDF vil hver av dem ha en miniatyrbildefil i pakke THUMBNAIL.

Hvorfor står det «Format: Ukjent» for fila?

Hvis innholdsfila har et format som gjør at den ikke kan fullteksindekseres vil "Format: Ukjent" bli lagt inn til informasjon. Dette kan du se ved å gå til Vis full innførsel. For at innholdet i en PDF skal kunne indekseres må det være en åpen PDF (ikke bruk Digital Rights Management) og den må være OCR-behandlet.

Svar om redigering av innhold i publisert innførsel

Hvordan endrer jeg innholdet i et metadatafelt?

  • gå til riktig innførsel
  • gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  • velg fanen Metadata
  • scroll ned på siden til du finner det metadatafeltet/de metadatafeltene du vil rette innholdet i
  • gjøre rettingene i skrivefeltet i kolonnen med overskriften Innhold
  • klikk Oppdater (knapp øverst og nederst i skjemaet) for å lagre endringene. Du vil få en kvittering øverst på siden
  • klikk Tilbake for å gå tilbake til innførselens side, eller klikk en annen lenke eller knapp for å gjøre noe annet

Merk: Ikke endre innholdet i feltene dc.date.accessioned, dc.date.available, dc.description.provenance eller dc.identifier.uri.

Hvordan sletter jeg innholdet i et metadatafelt?

  • gå til riktig innførsel
  • gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  • velg fanen Metadata
  • scroll ned på siden til du finner det metadatafeltet/de metadatafeltene du vil slette
  • merk det metadatafeltet/de metadatafeltene du vil slette ved å hake av i kolonnen med overskriften Fjern
  • klikk Oppdater (knapp øverst og nederst i skjemaet) for å lagre endringene. Du vil få en kvittering øverst på siden
  • klikk Tilbake for å gå tilbake til innførselens side, eller klikk en annen lenke eller knapp for å gjøre noe annet

Merk: Ikke slett innholdet i feltene dc.date.accessioned, dc.date.available, dc.description.provenance eller dc.identifier.uri.

Hvordan legger jeg til et nytt metadataffelt?

  • gå til riktig innførsel
  • gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  • i menyen under overskriften Feltnavn øverst på siden velger du det metadatafeltet du vil legge til, f.eks. dc.contributor.author for å legge til enda en forfatter, eller dc.type for å legge til enda en dokumenttype
  • skriv innholdet i det nye feltet i skrivefeltet med overskriften Innhold. Hvis du kopierer innholdet fra en annen fil/side, kopier da teksten først til og fra en teksteditor som f.eks. Notisbok for å fjerne ev. formatering og ugyldige tegn
  • klikk Legg til nye metadata for å legge til det nye metadatafeltet. Du vil få en kvittering øverst på siden
  • klikk Tilbake for å gå tilbake til innførselens side, eller klikk en annen lenke eller knapp for å gjøre noe annet

Hvordan laster jeg opp en ny innholdsfil i en innførsel?

  • gå til riktig innførsel
  • gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  • gå til fanen Filer
  • klikk Last opp ny fil
  • klikk Bla gjennom for å laste opp ny
  • etter at fila er lastet opp kan du ev. fylle ut feltene for beskrivelse og embargo
  • klikk Last opp for å fullføre og gå tilbake til fanen Filer
  • klikk Tilbake for å gå tilbake til innførselens side

Merk: Hvis innholdsfila kan indekseres vil det bli laget en indeksfil i Pakke TEXT påfølgende natt. Hvis innholdsfila er en PDF vil det samtidig bli laget et miniatyrbilde av førstesiden i Pakke THUMBNAIL.

Hvordan sletter jeg en innholdsfil i en innførsel?

  • gå til riktig innførsel
  • gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  • gå til fanen Filer
  • merk fila eller filene som skal slettes. Innholdsfiler ligger under Pakke: ORIGINAL. Ev. tilhørende miniatyrbilder og indeksfiler må også slettes. Miniatyrbilder vil ligge under pakke: THUMBNAIL med samme filnavn men beskivelse IM Thumbnail og format JPEG. Indeksfiler vil ligge under Pakke: TEXT med samme filnavn men beskrivelse Extracted text og format Text
  • klikk Slett fil
  • klikk Slett for å bekrefte sletting
  • klikk Tilbake for å gå til innførselens side eller klikk Last opp ny fil for å laste opp en ny innholdsfil til erstatning for en du nettopp slettet

Merk: Ikke slett fila med distribusjonslisensen i Pakke LICENS eller filer i pakkene ORE og SWORD.

Hvordan endrer jeg rekkefølgen på innholdsfilene i en innførsel?

  • gå til riktig innførsel
  • gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  • gå til fanen Filer hvor du finner innholdsfilene i Pakke ORIGINAL
  • bruk pilknappene (pil opp/pil ned) bak filnavnet for å flytte en fil opp eller ned i lista over innholdsfiler
  • klikk Tilbake for å gå til innførselens side

Hvordan legger jeg til eller endrer beskrivelse på en fil i en innførsel?

  • gå til riktig innførsel
  • gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  • gå til fanen Filer
  • klikk på filnavnet (ligger under overskriften Pakke: ORIGINAL)
  • gjør endringer i feltet Beskrivelse
  • klikk Lagre
  • klikk Tilbake for å gå til innførselens side

Merk: Ikke gjør endringer i feltet Filnavn, da vil ikke URI-en (den permanente lenken) til fila fungere!

Hvordan legger jeg til en fil med en publiseringsavtale?

En fil med en publiseringsavtale (inngått mellom forfatter, forlag eller annen rettighetshaver) kan legges til som en lisensfil i den samme innførselen som innholder fila med publikasjonen.

  • gå til riktig innførsel
  • gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  • gå til fanen Filer
  • klikk Last opp ny fil
  • Under Pakke må du velge Lisenser
  • klikk Bla gjennom for å laste opp ny fil og fyll ev. ut feltet beskrivelse
  • klikk Last opp for å gå tilbake til fanen Filer hvor du vil finne lisensfila under pakke LICENSE
  • klikk Tilbake for å gå til innførselens side

Merk: For å åpne lisensfiler (filer i pakke LICENSE) må du bruke redigeringsfunksjonen for innførsel, fanen Filer.

Hvordan endrer jeg navn på en innholdsfil i en innførsel?

  • gå til riktig innførsel
  • gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  • gå til fanen Filer
  • klikk på det filnavnet du vil endre, innholdsfiler ligger i Pakke: ORIGINAL.
  • endre filnavnet i feltet med forteksten Filnavn, men pass på at du beholder behold angivelsen av filformat f.eks. .pdf.
  • klikk Lagre for å lagre det nye filnavnet.
  • gjør samme endring for ev. tilhørende indeksfil som vil ligge i Pakke: TEXT med samme filnavn og beskrivelsen Extracted text, men pass på at du beholder angivelsen av filformat dvs .pdf.txt.
  • gjør samme endring for ev. tilhørende miniatyrbilde som vil ligge i Pakke: THUMBNAIL med samme filnavn og beskrivelsen IM Thumbnail, men pass på at du beholder angivelsen av filformat dvs .pdf.jpg.
  • klikk Tilbake for å gå til innførselens side.

Merk: Alternativet til å endre navn på ev. tilhørende indeksfil og ev. tilhørende miniatyrbilde er å slette disse filene. Da vil det bli laget nye påfølgende natt.

Hvordan legger jeg til eller endrer embargodato på en innholdsfil?

  • gå til riktig innførsel
  • gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  • gå til fanen Filer hvor du vil finne innholdsfila under pakke ORIGINAL
  • klikk på filnavnet til innholdsfila (ligger under overskriften Pakke: ORIGINAL)
  • gjør endringer i feltet Ikke offentliggjøring før angitt dato
  • klikk Lagre
  • klikk på filnavnet til den tilhørende indeksfila hvis en slik finnes (har samme filnavn og ligger under Pakke: TEXT)
  • gjør endringer i feltet Ikke offentliggjøring før angitt dato
  • klikk Lagre
  • klikk på filnavnet til den tilhørende miniatyrbildefila hvis en slik finnes (har samme filnavn og ligger under Pakke: THUMBNAIL)
  • gjør endringer i feltet Ikke offentliggjøring før angitt dato
  • klikk Lagre
  • klikk Tilbake for å gå til innførselens side

Merk: For å gi åpen tilgang til fila umiddelbart, slett embargodatoen for innholdsfila og ev. tilhørende indeksfil og miniatyrbildefil.

Hvordan endrer jeg embargodato på en innførsel?

  • gå til riktig innførsel
  • gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  • klikk Rediger autorisasjoner
  • under Regler for innførsel ser du startdato for lesetilgang (READ) for gruppen Anonymous
  • klikk på READ
  • gjør endringer i feltet Startdato (for åpen lesetilgang)
  • klikk Lagre

Du kan også bruke Rediger autorisasjoner for å endre lesetilgang til filene i innførselen (i stedet for å gå til fanen filer som beskrevet i foregående punkt):

  • klikk på READ i riktig rad
  • gjør endringer i feltet Startdato (for åpen lesetilgang)
  • klikk Lagre

Du finner innholdsfilene under pakke ORIGINAL, de tilhørende indeksfilene under pakke TEXT og de tilhørende miniatyrbildene under pakke THUMBNAL. Pakke LICENSE inneholder distribusjonsavtalen og pakke CC-LICENSE inneholder CC-lisensfilene. For de to siste filtypene er det ikke relevant med noen embargodato.

Merk: For å gi åpen tilgang til innførselen umiddelbart, slett innholdet i feltet Startdato. Innholdsfilene og tilhørende indeksfiler og miniatyrbildefiler vil ikke bli åpent tilgjengelige hvis de inneholder en startdato for åpen lesetilgang som er fram i tid.
HVIS KUN INNFØRSELEN HAR GYLDIG EMBARGO OG FILENE MANGLER DETTE VIL FILENE VÆRE ÅPENT TILGJERNGELIGE!

Hvordan sletter jeg en CC-lisens?

  • gå til riktig innførsel
  • gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  • gå til fanen Metadata
  • scroll ned på siden til du finner metadatafeltene dc.rights som inneholder navnet på CC-lisensen og dc.rights.uri som inneholder lenken til nettsiden med lisensen og merk disse for sletting ved å hake av i kolonnen med overskriften Fjern
  • klikk Oppdater (knapp øverst og nederst i skjemaet) for å lagre endringene. Du vil få en kvittering øverst på siden
  • gå til fanen Filer
  • merk lisensfila som skal slettes. CC-lisensfila ligger under pakke CC-LICENCE
  • klikk Slett fil
  • klikk Slett for å bekrefte sletting. Du vil få en kvittering øverst på siden
  • klikk Tilbake for å gå tilbake til innførselens side, eller klikk en annen lenke eller knapp for å gjøre noe annet

Hvordan legger jeg til en CC-lisens hvis dette ikke ble gjort da innførselen ble registrert?

  • gå til riktig innførsel
  • gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  • gå til fanen Metadata
  • i menyen under overskriften Feltnavn øverst på siden velger du dc.rights
  • skriv navnet på lisensen i skrivefeltet med overskriften Innhold og klikk Legg til nye metadata. Du vil få en kvittering øverst på siden
  • i menyen under overskriften Feltnavn øverst på siden velger du dc.rights.uri
  • skriv lenken til lisensen i skrivefeltet med overskriften Innhold og klikk Legg til nye metadata. Du vil få en kvittering øverst på siden
  • Klikk Tilbake for å gå tilbake til innførselens side, eller klikk en annen lenke eller knapp for å gjøre noe annet

Merk: Når du legger til CC-lisens ved registrering av ny innførsel får du også med en CC-lisensfil. Det er ikke nødvendig å legge til en slik fil når du legger til en CC-lisens etter at innførselen ble publisert.

Hvor finner jeg riktig navn og lenke til den CC-lisensen jeg ønsker å legge inn?

Ved registrering i BIBSYS Brage brukes pr. i dag Creative Commons versjon 3 med norsk jurisdiksjon. Dette er navn og lenker til de seks ulike CC-lisensene i norsk oversettelse med norsk jurisdiksjon:

  • Navngivelse 3.0 Norge : http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/no/
  • Navngivelse-DelPåSammeVilkår 3.0 Norge : http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/no/
  • Navngivelse-IngenBearbeidelse 3.0 Norge :  http://creativecommons.org/licenses/by-nd/3.0/no/
  • Navngivelse-Ikkekommersiell 3.0 Norge : http://creativecommons.org/licenses/by-nc/3.0/no/
  • Navngivelse-Ikkekommersiell-DelPåSammeVilkår 3.0 Norge : http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/no/
  • Navngivelse-Ikkekommersiell-IngenBearbeidelse 3.0 Norge : http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/no/

Du kan velge å bruke Creative Commons versjon 4. Denne er oversatt til norsk, men har ikke norsk jurisdiksjon. Du må derfor bruke den internasjonale. Dette er navn og lenker til de seks ulike CC-lisensene i norsk oversettelse med internasjonal jurisdiksjon:

  • Navngivelse 4.0 Internasjonal : http://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.no
  • Navngivelse-DelPåSammeVilkår 4.0 Internasjonal : http://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/deed.no
  • Navngivelse-IngenBearbeidelse 4.0 Internasjonal :  http://creativecommons.org/licenses/by-nd/4.0/deed.no
  • Navngivelse-Ikkekommersiell 4.0 Internasjonal : http://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.no
  • Navngivelse-Ikkekommersiell-DelPåSammeVilkår 4.0 Internasjonal : http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/deed.no
  • Navngivelse-Ikkekommersiell-IngenBearbeidelse 4.0 Internasjonal : http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/deed.no

Du finner mer informasjon her.

Merk: Det har ingen betydning om du bruker versjon 3 eller versjon 4 av Creative Commons, eller norsk eller internasjonal jurisdiksjon. I stedet for norsk oversettelse kan du bruke den engelske eller et annet språk. For mer informasjon om hva som ligger i begrepet jurisdiksjon i forbindelse med Creative Commons se her.

Svar om redigering av innhold i innførsel som ligger i arbeidsflyten i en samling

Hvordan kan jeg sjekke/redigere informasjon om embargo på innførselen?

Dette kan du gjøre i det trinnet i arbeidsflyten hvor du kan endre metadata. Avhengig av hvilken arbeidsflyt samlingen har, vil det enten være Editor-trinnet (Aksepter/Avvis/endre) eller Final Editor-trinnet (Siste Aksepter/Endre).

  • gå til Min side > Registreringer og finn riktig innførsel i listen Ledige oppgaver (eller i listen Mine oppgaver hvis du allerede har tatt oppgaven)
  • klikk på riktig tittel i lista
  • klikk Ta oppgave hvis du ikke har tatt oppgaven tidligere
  • Klikk Endre metadata
  • Klikk Tilgang i menyen øverst på siden for å se tilgangsinnstillinger for innførselen
  • Gjør ev. endringer og klikk Lagre
  • Når du har gjort det du skal, gå til punkt som er CC-lisens og klikk Fullfør registrering
  • Klikk Godkjenn innførsel for å fullføre oppgaven

Merk: hvis du legger til eller endrer embargodato på innførselen vil det som regel være relevant å gjøre det samme på innholdsfilene, se nedenfor.

Hvordan kan jeg sjekke/redigere informasjon om embargo på fil?

Dette kan du gjøre i det trinnet i arbeidsflyten hvor du kan endre metadata. Avhengig av hvilken arbeidsflyt samlingen har, vil det enten være Editor-trinnet (Aksepter/Avvis/endre) eller Final Editor-trinnet (Siste Aksepter/Endre).

  • gå til Min side > Registreringer og finn riktig innførsel i listen Ledige oppgaver (eller i listen Mine oppgaver hvis du allerede har tatt oppgaven)
  • klikk på riktig tittel i lista
  • klikk Ta oppgave hvis du ikke har tatt oppgaven tidligere
  • Klikk Endre metadata
  • Klikk Last opp i menyen øverst på siden for å se alle filer som er lastet opp i innførselen
  • Klikk Endre bak den fila du vil sjekke/korrigere informasjon om embargo på
  • Gjør ev. endringer og klikk Lagre
  • Når du har gjort det du skal, gå til siste punkt som er CC-lisens og klikk Fullfør registrering
  • Klikk Godkjenn innførsel for å fullføre oppgaven

Svar om redigering av innhold og oppsett i samling

Hvordan flytter jeg en innførsel fra en samling til en annen?

  • gå til riktig innførsel
  • gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  • i fanen Status, klikk Flytt
  • velg samling innførslen skal flyttes til
  • merk av for «Legg til de reglene som gjelder for samlingen innførselen flyttes til» hvis dette skal være tilfelle
  • klikk Flytt for å flytte innførselen

Merk: Innførselen blir flyttet når du klikker Flytt, uten at du må bekrefte flyttingen. Hvis du har valgt feil samling kan du enkelt flytte innførselen på nytt.

Hvordan kobler jeg en innførsel til en annen samling?

En innførsel som er lagret i en samling kan kobles til en eller flere andre samling. Den vil da bli vist også i trefflister i de samlingene den er koblet til.

  • gå til den samlingen innførselen skal kobles til
  • gå til Kontekst > Koble innførsler
  • legge inn et søkebegrep og klikk Søk
  • merk av de innførslene som skal kobles til samlingen og klikk Koble valgte innførsler.

For å få oversikt over alle innførsler som er koblet til samlingen, klikk Bla gjennom koblede innførsler. Da får du en liste over disse, og også mulighet til å "frakoble" koblede innførsler.

Hvordan legger jeg til at en ny innførsel må gjennom en arbeidsflyt med godkjenning/kontroll før publisering?

Hvis du ønsker at samlingen skal ha en arbeidsflyt som innebærer at bestemte personer må godkjenne og ev. sjekke innhold i nye registreringer før publisering, kan du velge mellom rollene Reviewer, Editor og Final Editor. For en beskrivelse av disse rollene og hvordan du tildeler dem, se veiledningen Tildele roller i en samling.

Hvordan fjerner jeg en arbeidsflyt med godkjenning/kontroll av ny innførsel før publisering?

Hvis du ikke lenger ønsker at samlingen skal ha en arbeidsflyt som innebærer at bestemte personer må godkjenne/kontrollere nye registreringer før publisering, kan du slette rollen Reviewer, Editor eller Final Editor. Slik går du fram:

  • gå til riktig samling
  • gå til Kontekst > Rediger samling
  • gå til fanen Tildele roller
  • klikk Slett bak den rollen du ønsker å slette
  • klikk Tilbake for å gå til samlingens side

Merk: Hvis du får feilmelding etter å ha klikket Slett, betyr dette at det ligger oppgaver i dette trinnet i arbeidsflyten som må behandles før du kan slette rollen.

Hvordan sletter jeg en samling eller et derlarkiv?

Hvis en samling eller et delarkiv i vitenarkivet skal slettes, må du be BIBSYS Brukerstøtte om å gjøre dette. Sletting av samling vil også slette ev. upubliserte innførsler som måtte ligger i samlingens arbeidsflyt. Sjekk derfor først at samlingen er tom og at det ikke ligger noen innførsler i samlingens arbeidsflyt som ønskes bevart. Du sjekker hva som ligger i de enkelte samlingenes arbeidsflyt ved å gå til Administrativt > Arbeidsflytoversikt.

Svar om administrasjon av personer og grupper

Hvordan endrer jeg e-postadresse eller navn i en brukerprofil?

Hvis e-post fra vitenarkivet skal sendes til en annen adresse enn den som ligger i brukerens profil, eller hvis navnet skal endres:

  • gå til Administrativt > Personer
  • enten: klikk på Klikk her for å se alle e-personer
  • eller: skriv inn fornavn, etternavn eller e-postadresse og klikk på Søk
  • hvis du får mer enn 15 treff kan det være at du må bla ved å klikke Neste side for å finne riktig bruker
  • klikk på navnet eller e-postadressen
  • gjør ev. endringer i feltet E-postadresse
  • gjør ev. endrigner i feltet Fornavn
  • gjør ev. endrigner i feltet Etternavn
  • klikk Lagre

Merk: Ikke gjør andre endringer i brukerprofilen!

Hvorfor får jeg ikke treff når jeg søker på en kollega som jeg skal tildele en rolle?

For at en person skal komme med i lista over e-personer og kunne tildeles en rolle, må vedkommende først logge på (og) av vitenarkivet minst en gang. For å få treff ved søk på e-personer bruk kun ett søkeordord; fornavn, etternavn eller e-postadresse. Det fungerer også å bruke deler av et ord siden det skjer en er automatisk trunkering, begge veier, av søkeordet.

Hva er forskjellen på systemadministrator, arkivadministrator og samlingsadministrator?

Den som er systemadministrator har tilgang til å se/lese alt innhold, til å registrere i alle samlinger, til å redigere alt innhold og til å gi andre personer tilganger eller roller. Systemadministrator har også tilgang til å slette innførsler og filer i innførsler. Sletting av delarkiv/samling/gruppe gjøres av BIBSYS Brukerstøtte på forspørsel fra systemadministrator.

Arkivadministrator har tilgang til de aller fleste funksjoner i vitenarkivet, men ikke de som ligger under en egen overskrift Administrativt i navigasjonsmenyen på høyresiden og som er forbeholdt systemadministrator. Arkivadministrator har tilgang til å se/lese alt innhold, til å opprette nye delarkiv og samlinger, til å registrere i alle samlinger, til redigere alt innhold og til å endre innstillingene for hvem som skal ha rollen arkivadministrator, hvem som skal ha rollen samlingsadministrator, hvem som skal kunne registrere i en samling og hvem som skal ha lesetilgang til innhold. Arkivadministrator har også tilgang til å slette innførsler og filer i innførsler. Administrasjon av arbeidsflyt i samlinger er forbeholdt systemadministrator.

Samlingsadministrator har tilgang til de aller fleste funksjoner i den aktuelle samlingen. Samlingsadministrator har tilgang til å se/lese alt innhold i samlingen, til å registrere i samlingen, til redigere alt innhold i samlingen og til å endre innstillingene for hvem som skal ha rollen samlingsadministrator eller registrator i samlingen og hvem som skal ha lesetilgang til innhold. Samlingsadministrator har også tilgang til å slette innførsler og filer i innførsler.

Hvordan legger jeg til en systemadministrator?

Rollen som systemadministrator tildeles av BIBSYS Brukerstøtte. I utgangspunktet skal et arkiv kun ha en systemadministrator. Den som er systemadministrator er institusjonens kontaktperson overfor BIBSYS pg forventes å svare på alle henvendelser fra BIBSYS vedrørende eget vitenarkiv.

Hvordan legger jeg til en arkivadministrator?

For å tildele noen rollen som arkivadministrator må du være systemadministrator eller arkivadministrator.

  • gå til arkivet startside
  • gå til Kontekst > Rediger
  • gå til fanen Tildele roller
  • klikk på lenken COMMUNITY_XX_ADMIN under Tilhørende gruppe eller knappen Opprett hvis det stedet for en lenke står ingen
  • søk etter medlemmer å legge til ved å legge inn fornavn, etternavn eller e-postadresse og klikk E-personer
  • ved mer enn 5 treff kan du bla ved å klikke Neste side
  • klikk Legg til for å legge til nytt medlem i gruppen
  • klikk Lagre for å lagre endringen

Hvordan legger jeg til en samlingsadministrator?

For å tildele noen rollen som samlingsadministrator må du være systemadministrator, arkivadministrator eller samlingsadministrator.

  • gå til samlingens startside
  • gå til Kontekst > Rediger
  • gå til fanen Tildele roller
  • klikk på lenken COLLECTION_XX_ADMIN bak Administratorer eller knappen Opprett hvis det stedet for en lenke står ingen
  • søk etter medlemmer å legge til ved å legge inn fornavn, etternavn eller e-postadresse og klikk E-personer
  • ved mer enn 5 treff kan du bla ved å klikke Neste side
  • klikk Legg til for å legge til nytt medlem i gruppen
  • klikk Lagre for å lagre endringen

Hvordan legger jeg til personer i gruppen som kan publisere nye publikasjoner fra CRIStin?

Den samlingen som høster publikasjoner fra CRIStin er satt opp slik at alle som har rollen samlingsadministrator også har de rollene som finnes i samlingens arbeidsflyt.

  • gå til samlingen Publikasjoner fra CRIStin
  • gå til Kontekst > Rediger samling
  • gå til fanen Tildele roller
  • klikk på lenken COLLECTION_XX_ADMIN bak Administratorer
  • søk etter medlemmer å legge til ved å legge inn fornavn, etternavn eller e-postadresse og klikk E-personer
  • ved mer enn 5 treff kan du bla ved å klikke Neste side
  • klikk Legg til for å legge til nytt medlem i gruppen
  • klikk Lagre for å lagre endringen

Merk: For du skal kunne søke opp en person, må vedkommende ha logget på (og av) vitenarkivet en første gang.

Hvordan fjerner jeg personer i gruppen som kan publisere nye publikasjoner fra CRIStin?

Den samlingen som høster publikasjoner fra CRIStin er satt opp slik at alle som har rollen samlingsadministrator også har de rollene som finnes i samlingens arbeidsflyt.

  • gå til samlingen Publikasjoner fra CRIStin
  • gå til Kontekst > Rediger samling
  • gå til fanen Tildele roller
  • klikk på lenken COLLECTION_XX_ADMIN bak Administratorer
  • klikk Fjern for de du vil fjerne fra gruppen
  • klikk Lagre for å lagre endringen

Merk: Før du fjerner en person i denne gruppen må du først forvisse deg om at vedkommende ikke har tatt oppgaver/publikasjoner uten å behandle disse. Oppgaver vedkommende har tatt må i tilfelle først frigis slik at de blir tilgengelige for andre.

Svar om integrasjon mellom vitenarkivet og CRIStin

Hva må jeg gjøre for å ta i bruk funksjonen for overføring av metadata og innholdsfiler fra CRIStin?

Forutsatt at din institusjon bruker CRIstin gjør du følgende:

  1. Sørg for at det er lastet opp fil til minst en metadatapost i CRIStin
  2. Sørg for at de(n) som skal kunne publiserer publikasjoner fra CRIStin har vært pålogget vitenarkivet minst en gang.
  3. Kontakt BIBSYS Brukerstøtte og be om å få satt opp samlingen «Publikasjoner fra CRIStin». Samtidig må du fortelle hvem som skal kunne publisere publikasjoner fra CRIStin.

Det er samme prosedyre for kursutgaven av vitenarkivet. Den eneste forskjellen er at det først må lastes opp fil til minst en metadatapost i demoutgaven av CRIStin, og at den de(n) som skal kunne publisere publikasjoner fra CRIstin må ha vært pålogget kursutgaven av vitenarkivet. Hvordan du publiserer publikasjoner fra CRIstin er beskrevet i en egen veiledning.

Hvordan legger jeg til dokumenttypen "Peer reviewed" i en publikasjon fra CRIStin før publisering?

For artikler i tidsskrift (dokumenttypen Journal article) vil publikasjoner fra CRIStin også inneholde dokumenttypen Peer reviewed (fagfellevurdert) hvis tidsskriftet er godkjent som vitenskapelig på nivå 1, 2 eller 2A i Register over vitenskapelige publiseringskanaler. Informasjon om vitenskapelig nivå kommer fra metadataposten i CRIStin. Dette gjelder dog ikke hvis fila ble lastet opp i CRIStin før 1. desember 2016.

For publikasjoner med en annen dokumenttype enn Journal article, og for tidsskriftartikler hvor fila ble lastet opp i CRIstin før 1. desember 2016, kan du legge til eller endre dokumnettype i trinnet Aksepter/Avvis/Endre (rollen Editor) i arbeidsflyten. Trykk Shift eller Ctrl for å velge mer enn et alternativ i menyen for valg av dokumenttype i registreringsskjemaet.

For en detaljert beskrivelse av arbeidsflyt og roller i samlingen Publikasjoner fra CRIstin, se avsnittet Hvordan du publiserer publikasjoner fra CRIStin i veledningen Publisere innførsler fra CRIStin.

Er det mulig å få laget lenken "Institusjonsarkiv" i en CRIStin-post når innførselen ikke er overført fra CRIStin men registrert direkte i vitenarkivet?

Ja, det er mulig. Det kreves at postnr. i CRIStin ligger i feltet dc.identifier.cristinID i innførslens metadata. Slik går du fram:

  • gå til riktig innførsel
  • gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  • gå til fanen Metadata
  • i menyen under Feltnavn, velg dc.identifier.cristin
  • i feltet Innhold, skriv postnr. i CRIStin
  • klikk Legg til nye metadata
  • klikk Oppdater for å lagre det du har gjort
  • Klikk Tilbake for å gå tilbake til innførselens side hvor du ev. kan klikke Se fullstendige metadata for å sjekke (feltet CRIStinID vil ligge nederst), eller klikk en annen knapp eller lenke for å gjøre noe annet

For å få se postnr. i CRIStin må du være logget på CRIStin.CRIStin kjører jevnlig en sjekk mot innholdet i vitenarkivene som fører til at det automatisk lages nye lenker til vitenarkiv i CRIStin-poster. Ved registrering og redigering av CRIstin-poster kan du legge inn ulike lenker, men ikke den som får overskriften Institusjonsarkiv.

Hvordan legger jeg til embargo på en innførsel fra CRIStin før publisering?

Embargo på hele innførselen legges inn i trinnet Aksepter/Avvis/Endre (rollen Editor) i arbeidsflyten. Etter at du har tatt den ledige oppgaven, klikk Endre metadata.

Gå til Tilgang og legg inn datoen for når innførselen skal gjøres åpent tilgjengelig. Legg deretter til embargo på innholdsfila som beskrevert nedenfor. Gjør ev. andre endringer og klikk Fullfør registrering i den siste siden i registreringsskjemaet.

Hvordan legger jeg til embargo på en innholdsfil i en innførsel før publisering?

Embargo på innholdsfil legges inn i trinnet Aksepter/Avvis/Endre (rollen Editor) i arbeidsflyten. Etter at du har tatt den ledige oppgaven, klikk Endre metadata.

Gå til Last opp og klikk Endre for å legge inn dato for når innholdsfila skal gjøres åpent tilgjengelig. Gjør ev. andre endringer og klikk Fullfør registrering i den siste siden i registreringsskjemaet.

Hvordan endrer jeg navn på fil i innførsel fra CRIStin før publisering?

Du kan ikke endre filnavn i en innførsel som ligger i arbeidsflyten i en samling. For å kunne endre filnavn må innførslen først publiseres, og da går du fram som beskrevet under Hvordan endrer jeg navn på en innholdsfil i en innførsel.

Det du kan gjøre er å slette innholdsfila og laste den opp på nytt med nytt filnavn før innførselen publiseres. Det kan du gjøre i arbeidsflyten i trinnet Aksepter/Avvis/Endre (rollen Editor). Etter at du har tatt den ledige oppgaven, klikk Endre metadata. og gå til Last opp hvor du både kan laste opp ny fil og fjerne opplastet fil.

Hvordan legger jeg til en ny innholdsfil i en publikasjon fra CRIStin?

Hvis du skal bytte ut fil med en annen, eller legge til en ekstra innholdsfil i en publikasjon fra CRIStin, er det mest effektivt å gjøre dette ved å redigere den aktuelle innførselen i vitenarkivet. Se: Hvordan laster jeg opp en ny innholdsfil i en innførsel? eller Hvordan sletter jeg en innholdsfil i en innførsel?

Hvis innførselen har flere innholdsfiler kan det også være ønskelig å endre rekkefølgen i visningen Se: Hvordan endrer jeg rekkefølgen på innholdsfilene i en innførsel

Hvorfor blir det overført dubletter fra CRIStin og hvordan ser jeg at det er en dublett?

Når noen laster opp en innholdsfil til en post i CRIStin blir det laget en ny innførsel som blir overført til vitenarkivet. Hvis noen laster opp en fil nr 2 til den samme posten i CRIStin, blir det laget en ny innførsel som blir overført til vitenarkivet. Denne vil inneholde begge de to innholdsfilene. Hvis en publikasjon fra CRIStin inneholder to innholdsfiler betyr dette altså at det er en dublett. Du må derfor ta stilling til om du skal publisere den nyeste og avvise/slette den eldste. En innførsel som ikke har blitt publisert kan avvises i Editor-trinnet i arbeidsflyten. En innførsel som har blitt publisert kan slettes.

Merk: ved behov for å bytte ut filer eller legge til flere filer i publikasjoner fra CRIStin, vil det som regel være mest hensiktsmessig å gjøre dette direkte i vitenarkivet og ikke via CRIStin.

Hvordan avviser jeg en publikasjon fra CRIStin slik at jeg slipper å publisere den for deretter å bruke slettefunksjonen?

Du kan avvise en publikasjon fra CRIStin i trinnet Aksepter/Avvis/Endre (rollen Editor) i arbeidsflyten. Etter at du har tatt den ledige oppgaven, klikk Avvis innførsel. For å kunne avvise må du legge inn en begrunnelse til registrator siden denne funksjonen også brukes i ordinære samlinger hvor registrator er en person. Det er nok å legge inn ett tegn, f.eks. a, før du klikker Avvis innførselen.

Merk: avviste innførsler i samlingen Publikasjoner fra CRIStin blir fjernet av BIBSYS. Avviste innførsler i ordinære samlinger blir returnert til registrators arbeidsområde og vedkommende får da en e-post med begrunnelsen.

Svar om institusjonsspesifikke tilpasninger

Institusjonen har fått nytt navn og/eller ny logo, hvordan får jeg endret dette?

Send en e-post til BIBSYS Brukerstøtte og be om at navn og/eller logo blir endret. For å endre logoen må vi få en fil med den nye logoen. Hvis favicon skal endres samtidig må vi også få dette. Alternativet er å sende lenken til en nettside hvor vi kan laste ned ny logo og ev. nytt favicon.

Merk: Ikke bruk redigeringsfunksjonen for arkiv til å endre navnet på institusjonen. Det vil føre til at du mister nødvendig funksjonalitet og i verste fall ikke får logget på.

Vitenarkivet har fått ny e-postadresse, hvordan får jeg endret denne?

Send en e-post til BIBSYS Brukerstøtte og be om at arkivets e-postadresse bli endret. Arkivets e-postadresse er den som vil motta e-post meldinger som sendes via det skjemaet du får ved å klikke Kontakt oss nederst på siden i vitenarkivet.

Hvordan lager jeg en søkeboks til arkiv/delarkiv/samling i en nettside?

Du kan bruke vår søkeboks-generator som gir deg koden du skal kopiere inn i nettsiden som skal inneholde søkeboksen.

Hvis du ikke finner din institusjon i menyen i søkeboks-generatoren, eller hvis du i stedet ønsker en søkeboks til et delarkiv eller en samling, kan du velge en hvilken som helst institusjon i menyen i søkeboks-generatoren. Da må du korrigere den koden som skal limes inn på nettsiden hvor du vil ha søkeboksen. Du må endre ID i URL-en, dvs det tallet som ligger mellom 11250/ og /discover. Det finner du ved å gå til arkivets/delarkivets/samlingens startside og sjekke URL-en.

Svar om gjenfinning i Oria, NORA og andre søkeverktøy

Når vil nye innførsler bli søkbare i Oria?

Nye/oppdaterte metadataposter i BIBSYS Brage høstes til Ex Libris Central Index en gang i uka og blir deretter gjort tilgjengelige for søk i Oria og alle andre instanser av Primo hvor BIBSYS Brage er aktivert som søkekilde. I tillegg høster Ex Libris Central Index alt innhold i BIBSYS tre til fire ganger i året for en fullstendig oppdatering.

Den vanligste årsaken til at en innførsel ikke blir søkbar i Oria eller i andre søketjenester som baserer seg på høsting av metadata, er at et eller flere metadatafelt inneholder tegn som er utgyldige i XML-formatet. Slike tegn er det som regel enkelt å oppdage ved å sjekke metadata i vitenarkivet. Sjekk spesielt tittel og sammendrag og erstatt de ugyldige (rare) tegnene med riktige tegn. Årsaken til ugyldige tegn er som regel at innholdet har blitt kopiert direkte inn fra en PDF-fil eller annet filformat. Dette kan unngås ved å gå veien om en teksteditor når du vil kopiere tekst til metadatafelt i registreringsskjemaet.

Hvordan varsler jeg Oria og tilsvarende tjenester om sletting av en innførsel?

ExLibris som leverer Primo/Oria og andre tjenesteleverandører som regelmessig høster nye/oppdaterte metadata fra vitenarkivene vil ikke oppdage innførsler som slettes uten forutgående varsel. Det skyldes at innførsler som blir slettet forsvinner uten å etterlate seg noen spor. For at disse tjenestene skal få varsel om slettede innførsler, må innførslene først trekkes tilbake fra visning i arkivet. Da vil de få informasjon om hvilke innførsler som har blitt slettet (eller egentlig trukket tilbake) ved at de blir angitt som "deleted records". Deretter kan du slette de tilbaketrukne innførslene.

ExLibris høster nye/oppdaterte innførsler en gang i uka. Det er derfor anbefalt å vente 1-2 uker med å slette tilbaketrukne innførsler. NORA høster nye/oppdaterte innførsler en gang pr. døgn, men har ikke støtte for å oppdage "deleted records".

De fleste tjenesteleverandører som regelmessig høster nye/oppdaterte metadataposter fra vitenarkivene foretar jevnlig fullstendige "rehøstinger" for å få helt oppdaterte data. Ex Libris gjør dette 3-4 ganger pr. år, mens NORA ikke har faste rutiner for dette.

Slik går du fram for å varsle sletting av en innførsel:

  • gå til riktig innførsel
  • gå til Kontekst > Rediger denne innførselen
  • gå til fanen Metadata
  • scroll ned til feltet dc.titel og skriv SLETTES (eller noe annet du foretrekker) først i tittelfeltet slik at det blir enkelt å finne innførselen når den skal slettes
  • klikk Oppdater for å lagre det du har gjort
  • gå til fanen Status
  • klikk på Trekk tilbake for å trekke innførselen fra arkivet
  • Klikk på Trekk tilbake for å bekrefte
  • Klikk på Tilbake eller en annen knapp eller lenke for å gjøre noe annet

Slik går du fram for senere å slette en tilbaketrukket innførsel:

  • gå til Adminstrativt > Tilbaketrukne innførsler
  • finn den innførselen som skal slettes, bruk de mulighetene som finnes for å bla og søke, ev. også søkefunksjonen i nettleseren din, hvis lista er lang
  • klikk på tittelen
  • klikk på Slett for å slette innførselen fullstendig fra arkivet
  • klikk på Slett for å bekrefte