Vedtekter

Vedtekter for BIBSYS, fastsatt av Kunnskapsdepartementet 28. mars 2007, endret 21. desember 2011.

§ 1 Formål

BIBSYS er opprettet for at universiteter og høgskoler skal sikres gode og kostnadseffektive bibliotektjenester gjennom samarbeid om bibliotekfaglige fellessystemer.

§ 2 Organisering

BIBSYS er et nasjonalt forvaltningsorgan under Kunnskapsdepartementet. Driften er lagt til Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) med hjemmel i § 1-4 nr 4 i lov om universiteter og høyskoler. BIBSYS’ styre har det overordnede ansvaret for den faglige virksomheten ved BIBSYS, og for de administrative oppgaver som er lagt til organet.

§ 3 Styret

Styret skal ha seks til åtte medlemmer, hvorav:

  • inntil syv medlemmer oppnevnes av Kunnskapsdepartementet
  • ett medlem velges av og blant de tilsatte i BIBSYS

Kunnskapsdepartementet utpeker en leder og en nestleder blant styrets medlemmer, samt to varamedlemmer i nummerert rekkefølge for medlemmene som oppnevnes av departementet. Det velges ett varamedlem blant de tilsatte. Medlem og varamedlem blant de tilsatte skal ha ulikt kjønn. BIBSYS’ styre fastsetter nærmere regler om valgordning.

Funksjonsperioden i styret er normalt fire år. Departementet kan fastsette annen funksjonsperiode for det enkelte styremedlem oppnevnt av departementet. Medlemmene kan gjenoppnevnes.

Styret er vedtaksført når minst fire medlemmer deltar, blant dem lederen eller nestlederen i styret. Vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende.

Det skal foreligge sakskart til styremøtene. Styremøte skal holdes når styreleder eller minst to medlemmer i styret krever det. Styret skal gis minst en ukes varsel. Fra styremøtene føres det protokoll der vedtak og hvem som deltok framgår. Daglig leder, eller vedkommendes stedfortreder, fører protokollen.

Styret treffer beslutninger om BIBSYS faglige virksomhet innenfor de rammer og mål som gis av departementet. Styret har det strategiske ansvaret for BIBSYS framtidige utvikling.

Styret skal behandle følgende saker:

  • generelle og prinsipielt viktige spørsmål for virksomheten i BIBSYS
  • virksomhetsplan og budsjett
  • godkjenning av årsberetning og årsregnskap
  • prismodell for BIBSYS produkter og tjenester og mal for kontrakter som inngås med institusjonene om bruk av disse
  • BIBSYS interne organisering
  • hvilke grupper, institusjoner og/eller brukere utover universitets- og høgskolesektoren som skal tilbys BIBSYS produkter og tjenester
  • instruks for daglig leder
  • i dialog med brukerne av BIBSYS produkter og tjenester fastsette nærmere bestemmelser om hvilke forpliktelser brukerne må påta seg for kunne nytte BIBSYS produkter og tjenester.
  • vedta oppretting av eventuelle kontaktorganer for å sikre overordnet dialog med de institusjoner som bruker BIBSYS produkter og tjenester
  • delegasjon for oppfølging av vedtak til styreleder eller direktør
§ 4 Daglig leder

BIBSYS skal ha en daglig leder som forestår den løpende driften av enheten. Daglig leder er ansvarlig for at virksomheten er forsvarlig anordnet og foregår i samsvar med de til enhver tid gjeldende retningslinjer og bestemmelser som er fastsatt av Kunnskapsdepartementet, NTNU eller styret. Daglig leder er sekretær for styret, møter med tale- og forslagsrett i styremøtene, forbereder sakene for styret og har ansvaret for å iverksette styrets vedtak.

§ 5 BIBSYS oppgaver og tjenester

BIBSYS’ formål er å stille til rådighet og levere kostnadseffektive informasjonstjenester av høy kvalitet primært for institusjoner i universitets- og høgskolesektoren, samt å anskaffe, utvikle og drive fellessystemer etter behov.

BIBSYS arbeid skal fremme samarbeids- og integrasjonsløsninger mellom institusjonene.

BIBSYS skal arbeide for å ha en solid faglig tyngde innen sitt virkeområde.

BIBSYS skal bidra til at biblioteksystemer og informasjonstjenester blir best mulig integrert med andre datasystemer og tjenester ved institusjonene.

BIBSYS skal anskaffe, utvikle og drifte en felles bibliotekkatalog og et felles biblioteksystem for deltakerne, utføre dataforvaltning samt utføre øvrige aktiviteter knyttet opp mot disse produktene og tjenestene.

BIBSYS felles bibliotekkatalog og andre databaser skal så langt det er mulig være fritt tilgjengelig for søk over datanett for hele befolkningen.

BIBSYS kan også yte andre tjenester og produkter til en eller flere institusjoner. Disse finansieres særskilt av de institusjoner som etterspør produktene og tjenestene. Inntekter fra denne type tjenester går til generell drift og utvikling av BIBSYS tjenester.

BIBSYS skal legge best mulig til rette for at samarbeidet med Nasjonalbiblioteket er godt.

BIBSYS skal videre legge vekt på å kunne tilby Nasjonalbiblioteket produkter og tjenester som er spesielt tilpasset bibliotekets behov. Styret fastlegger hvilke slike produkter og tjenester som må finansieres særskilt av Nasjonalbiblioteket.

§ 6 Deltakelse i BIBSYS Biblioteksystem-samarbeidet

De fleste av BIBSYS produkter organiseres som samarbeidskonsortier for de institusjoner som benytter produktet. BIBSYS Biblioteksystem-samarbeidet skal være et eget konsortium.

Statlige universiteter og høgskoler har rett til å delta i BIBSYS Biblioteksystem-samarbeidet som gir rett til å bruke BIBSYS biblioteksystem. Det samme gjelder de institusjoner som pr. 1. januar 2007 er deltakere i samarbeidet. Andre institusjoner kan gis anledning til å delta etter vedtak av styret.

Deltaker kan melde seg ut av Biblioteksystem-samarbeidet med 9 måneders frist, og har da rett til en kopi av egne data til kostpris. Styret fastsetter nærmere retningslinjer og avtaler for deltakelse i og utmelding fra samarbeidet.

Samarbeidskonsortier skal ha egne avtaler som spesifiserer nærmere detaljer.

§ 7 Økonomiske forpliktelser

Nasjonale myndigheter kan gi tilskudd til drift og/eller utvikling av BIBSYS. For øvrig skal institusjoner som benytter BIBSYS produkter og tjenester dekke alle utgifter i henhold til følgende bestemmelser:

Styret fastsetter prismodell for BIBSYS produkter og tjenester. Det kan fastsettes minimumsavgifter.

Avgiftene for bruk av BIBSYS tjenester og produkter betales deretter årlig til BIBSYS i samsvar med det budsjett styret fastsetter for hvert virksomhetsår. Budsjettet skal omfatte alle inntekter og utgifter for BIBSYS.

Avgiftene skal i hovedsak senest innbetales forskuddsvis til BIBSYS innen 1. april hver år. Styret kan fastsette andre betalingsmodeller der denne ordningen ikke er hensiktsmessig.

Den enkelte deltaker dekker selv sine utgifter til datakommunikasjon og utgifter til anskaffelse og drift av institusjonsinternt utstyr dersom ikke annet er bestemt i særskilt avtale mellom den enkelte institusjon og BIBSYS styre.

Når en tjeneste ikke skal drives i statlig egenregi, men en deltakerinstitusjon eller andre ber BIBSYS konkurrere med private tilbydere om å levere en tjeneste (for eksempel gjennom anbud), skal BIBSYS tilbud om å yte en slik tjeneste være basert på fullfinansiering som dekker både direkte og indirekte kostnader. Det føres særskilt regnskap for denne type oppdrag.

§ 8 Rettigheter og plikter

Staten eier BIBSYS felles registre.

Institusjoner som bruker BIBSYS produkter og tjenester og som har oppfylt sine økonomiske forpliktelser, har rett til å la egne ansatte og studenter bruke de produkter og tjenester en har betalt for.

Styret fastsetter nærmere bestemmelser om hvilke forpliktelser brukerne må påta seg for kunne nytte BIBSYS produkter og tjenester.

§9 Vedtektsendringer

Endringer i disse vedtekter fastsettes av Kunnskapsdepartementet.