Nytt biblioteksystem

17/2 2012 Nytt biblioteksystem – hva skjer?

Har prosjektet gått under jorden? Hvorfor hører vi ikke noe lenger? Spørsmålene er mange og svært forståelige.

Kort fortalt, så er OCLC kommet langt med modulene for utlån, akkvisisjon og e-ressurs-administrasjon. Disse har så langt vært kommentert av BIBSYS og ”Store Linjer”. Så snart OCLC har en egnet testnode på plass, kan vi involvere de første arbeidsgruppene i en gjennomgang av funksjonaliteten. Sluttbrukerløsningen foreligger som en standardløsning og finnes nå i en norsk tidligutgave. Arbeidet med datamigrering er kommet langt og de første, større prøveimportene for et par institusjoner finner sted i disse dager.

Prosjektet er imidlertid i en svært krevende fase. Som tidligere meldt, er det åpenbare forsinkelser i OCLCs leveranser, ikke minst med hensyn til å gi BIBSYS muligheten til å utvikle de nasjonale tilleggene.

Det er også noen viktige problemstillinger som BIBSYS og Styringsgruppen lenge har ønsket klargjort. OCLC har etter vår oppfatning ikke svart tilfredsstillende på sentrale områder. Vi antok at disse problemstillingene kunne avklares sist høst og at vi på dette grunnlaget kunne enes om en revidert tidsplan i løpet av 4. kvartal 2011. Dette viste seg umulig fordi OCLC trengte ytterligere tid til å ferdigstille noen av sine produktplaner.

Det er i hovedsak enighet mellom OCLC og BIBSYS om de overordnede målene, men det viser seg at vi har forskjellig syn på hva kontrakten forplikter leverandøren til å levere både ved leveransetidspunktet og underveis. Det kan være behov for en del juridiske avklaringer. Dette innebærer at vi på nåværende tidspunkt dessverre ikke kan gå ut med mer detaljert informasjon. Dette er beklagelig, men en avklaring forventes å foreligge i løpet av 1. kvartal, og vi vil da ha mulighet til å gi dere en mer utfyllende informasjon.

BIBSYS arbeider i den grad det lar seg gjøre med de nasjonale tilpasningene og med datamigreringen. OCLC videreutvikler produktene i tråd med sine planer. Men, parallelt med dette arbeider altså BIBSYS og OCLC sin ledelse med viktige avklaringer. I de avveiningene som må finne sted, er samspillet med Styringsgruppen svært viktig for BIBSYS. Vi vil sammen gi innspill til OCLC og råd til BIBSYS’ styre om den videre prosessen. Vi har også juridisk bistand fra NTNU.

Vi har fortsatt som mål å avklare ny tidsplan i løpet av 1. kvartal.

21/12 2011 Tidsplan for Nytt biblioteksystem

BIBSYS har i sin dialog med OCLC ikke lyktes med å avklare grunnlaget for en ny tidsplan før styremøte den 15. desember. Ny revidert tidsplan vil bli forelagt styret i BIBSYS i løpet av første kvartal 2012.

28/10 2011 Endring i tidsplanen for Nytt biblioteksystem

I forhold til kontraktens tidsplan har OCLC blitt forsinket med å levere utviklingsplattform og tilhørende tjenester.

Dette medfører en tilsvarende forsinkelse for BIBSYS i arbeidet med de nasjonale tilpasningene og implementeringen av systemet hos institusjonene.

Revidert tidsplan ventes å foreligge i løpet av desember.

27/10 2011 Konvertering av elektroniske gratisressurser

Før migrasjon av data til OCLC kreves en kartlegging av gratis nettressurser som er registrert i bibliotekbasen, og som er utgitt av bibliotekenes egne institusjoner.

Vi ber om at alle bibliotek (ved ansvarlig for elektroniske ressurser) fyller ut dette skjemaet og sender det til BIBSYS innen 14/11 2011. Se denne siden for mer informasjon, hjelpemidler og eksempel på ferdig utfylt skjema

Det vil være behov for flere slike avklaringer i den fremtidige konverteringen og migreringen av metadata til nytt system. På denne siden vil vi samle informasjon om disse avklaringene.

28/09 2011 Nytt biblioteksystem - høstmøtet

I kommunikasjonsplanen for Nytt biblioteksystem er det under oktober/november/desember 2011 oppført høstmøte på Gardermoen. Hensikten med å avholde et slikt møte var å komme med oppdatert informasjon til en større gruppe av våre brukere.

BIBSYS er nå i en aktiv arbeidsfase i prosjektet og jobber med å få orden på flere aspekt. Vi anser situasjonen slik at vi ikke har kapasitet til å holde dette møtet nå, og har i samråd med Styringsgruppen blitt enige om at vi heller prioriterer et godt og innholdsrikt program på Bibliotekmøtet i Stavanger 21. – 23. mars.

Vi vil i tiden frem mot Bibliotekmøtet gi oppdatert informasjon i våre kanaler, bibsys.no, nyhetsbrev og BIBSYS-Nytt.

22/09 2011 BIBSYS Biblioteksystem og årlig avgift 2012

BIBSYS er opptatt av å holde deltakeravgiften så lav som mulig, og spesielt unngå store topper. BIBSYS har derfor søkt Kunnskapsdepartementet om 5,0 mill. kr i ekstrabevilgning i 2012 for å dekke de ekstra kostnadene ved innføring av nytt biblioteksystem samtidig som dagens system skal driftes. En tildeling offentligjøres i forbindelse med fremlegging av Statsbudsjettet 6. oktober.

Dersom BIBSYS ikke tildeles ekstra midler fra Kunnskapsdepartementet, må deltakeravgiften økes mer enn pris- og lønnsvekst. BIBSYS vil sende ut brev om dette så snart statsbudsjettet foreligger, medio oktober. Dersom BIBSYS tildeles de ekstra midlene kan det beregnes en økning i henhold til det som fremkommer av %-vis pris- og lønnsvekst for sektoren i Statsbudsjettet.

22/03 2011 Informasjon om nytt biblioteksystem på BIBSYS Brukermøte

Representanter fra OCLC og BIBSYS presenterte planer, visjoner og det arbeidet som er gjort i forbinbdelse med utvikling og innføring av nytt biblioteksystem.

Presentasjonen og videoopptak fra brukermøtet er tilgjengelig her.

21/02 2011 Opprettelse av arbeidsgruppe

Arbeidsgruppen består av fagpersoner fra bibliotekene og representanter fra BIBSYS, som sammen skal utforme de store linjene i arbeidet med overgang til nytt biblioteksystem.

Se sammensetning og mandat

Publisering av kravspesifikasjon

Vi har blitt oppfordret til å tilgjengeliggjøre kravspesifikasjonen som ligger til grunn for valg av leverandør av nytt biblioteksystem.

Dette dokumentet er nå tilgjengelig og kan lastes ned fra denne siden. Vi minner også om kunngjøringen i DOFFIN og andre relevante dokumenter som er publisert på denne siden.

Kravspesifikasjonen

Kunngjøringen i Doffin

Tidsplan for innføring av nytt biblioteksystem

Det er utarbeidet en foreløpig plan for arbeidet med innføring av nytt biblioteksystem. Etter hvert som vi får innsikt i det nye systemet og får en dypere forståelse av tilleggstjenestene som skal implementeres, blir planen endret.

Foreløpig tidsplan for nytt biblioteksystem.

Se også BIBSYS Nytt nr 3-2010 for en lengre artikkel om arbeidet.

09/11 2010 Signering av kontrakt om nestegenerasjons biblioteksystem mellom OCLC og BIBSYS

BIBSYS og OCLC har signert kontrakt om leveranse av et nestegenerasjons biblioteksystem.

Roy Gundersen, Direktør for BIBSYS og Rein van Charldorp, Managing Director of OCLC Europe, the Middle East and Africa (EMEA) signerer kontrakten

Etter signeringen får BIBSYS tilgang til det nye systemet som er under utvikling, og kan begynne arbeidet med å forberede og legge til rette for overgangen fra dagens system til det nye. Det nye systemet skal være på plass i januar 2013.

Pressemelding om signeringen.

30/06 2010 Valg av leverandør av nestegenerasjons biblioteksystem

NTNU annonserte 2.09.2009 anskaffelsen av et nestegenerasjons biblioteksystem på Ted. Seks leverandører ba om å bli kvalifisert, men tre ble avvist fordi de ikke oppfylte de publiserte kvalifikasjonskravene. Tre leverandører mottok spesifikasjonen men kun Ex Libris og OCLC leverte inn tilbud innen fristen 09.11.2009. Det ble tidlig klart at begge leverandørene hadde meget gode løsninger under utvikling og at prosessen med å gjøre et forsvarlig valg ville ta mer tid enn først antatt. Tilbudene er blitt vurdert opp mot de publiserte kriteriene for arkitektur, kommersielle vilkår/pris, funksjonalitet og leveransesikkerhet. NTNU og BIBSYS har hatt solid støtte fra Styringsgruppen for biblioteksystemkonsortiet og flere ressurspersoner utpekt av styringsgruppen.

På styremøte i BIBSYS den 18. juni ble det slått fast at forutsetningene for valg av leverandør er tilfredsstillende avklart. OCLC kom best ut i forhold til tildelingskriteriene og er derfor valgt til den avsluttende fasen med å etablere en kontrakt. NTNU informerte 25. juni leverandørene om resultatet med frist for en evt. klage på vedtaket satt til 09.07.2010.

Direktøren i BIBSYS har fått fullmakt fra styret til å gjennomføre prosessen med å etablere kontrakten. Dette arbeidet vil bli satt i gang etter ferien, og kontraktssignering er planlagt å skje i løpet av oktober.

Om OCLC

OCLC er en nonprofit, medlemskapsbasert biblioteksystem- og forskningsorganisasjon dedikert til offentlige formål for å fremme tilgang til informasjonen i verden og redusere informasjonskostnadene. Mer enn 72 000 bibliotek i 171 land og territorier rundt om i verden har brukt OCLC sine tjenester for katalogisering, oppslag, ressursdeling, eContent, bevaring, biblioteksadministrasjon og webtjenester. OCLC og deres verdensomspennende medlemsbibliotek samarbeider om å produsere og vedlikeholde WorldCat, som gjør denne til verdens største og rikeste database med bibliografisk informasjon. OCLC utgir Deweys desimalklassifikasjonssystem, det mest brukte biblioteksklassifikasjonssystem i verden. OCLC har hovedkontor i Dublin, Ohio, USA og har over 1200 ansatte over hele verden. For mer informasjon besøk http://www.oclc.org/.

Informasjon om løsningen fra OCLC

Løsningen som BIBSYS er i ferd med å anskaffe bygger på OCLC sitt nestegenerasjonsprodukt kalt Web-scale Management Services (WMS). Det er en nettbasert løsning som legger stor vekt på enhetlig og rasjonell håndtering av ulike medietyper.

Løsningen som er under utvikling er planlagt satt i drift for oss i 2013 og vil bygge på fire hovedkomponenter:

Web-scale Management Services – kjernekomponentene i et moderne ILS
- Pressemelding om den første publiseringen av det nye produktet i USA
WorldCat – Bibliotekkatalogen som vil inneholde vår katalog og 1,5 milliarder andre innslag
- Kort om WorldCat
- Portal
WorldCat Local – Sluttbrukerverktøyet
- Produktark
- Eksempel på bruk hos et større universitet som inngår i et konsortium og som har 2 campus http://www.lib.washington.edu/
WorldCat Link Manager – En lenketjener som gir tilgang til fulltekst

BIBSYS Styre og Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet

Prosessen med å skifte ut BIBSYS Biblioteksystem styres av institusjonene som deltar i konsortiet gjennom Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet. Denne vil komme med forslag til vedtak i BIBSYS Styre om alle vesentlige valg knyttet til prosessen. Styringsgruppen vil også komme med forslag til eventuelle interimsløsninger, for eksempel om det skal gjøres noe mer arbeid på Ask eller Embla. Arbeidet med anskaffelsesprosessen vil ha klar førsteprioritet for både Styringsgruppen og BIBSYS.

Referater fra møter i BIBSYS Styre

Referater fra Styringsgruppen for BIBSYS Biblioteksystem

Se denne siden for den tidligere behandlingen av behovsanalysen.

15/4 2010 Utskifting av HeftID

Ved overgang til et nytt biblioteksystem og konvertering av data fra en database til en annen database, må alle elementer i bibliotekbasen ha en unik identifikator.

I den forbindelse anbefaler BIBSYS at institusjonene begynner å bruke Hefte-KnyttID på nye hefter. Ved å begynne med unike HeftID allerede nå, reduseres antall hefter som må få ny ID før konverteringen foretas.

NB! BIBSYS anbefaler å vente med å skifte ut gamle heftid-strekkoder til vi vet mer om hvilke ID som må brukes i et nytt system.

Oppskrift på hvordan ta i bruk Hefte-KnyttID

5/3 2010 Oppdatert tidsplan for anskaffelse av nytt biblioteksystem

Styret har på oppfordring fra styringsgruppen åpnet for en ny tidsplan som tillater at det brukes mer tid på å avklare noen få gjenstående spørsmål. Det forventes ingen flere utsettelser. Den nye tidsplanen er som følger:

15.04.2010 : Styremøte i BIBSYS som vil gi føringer for de avsluttende forhandlingene
primo mai 2010 : Annonsering av kontraktstildeling, avsluttende forhandlinger med valgt leverandør fortsetter
primo juni 2010 : Undertegning av kontrakt

10/2 2010 Oppdatert tidsplan for anskaffelse av nytt biblioteksystem

Forhandlingene med leverandørene pågår og fortsetter etter følgende plan:

17.02.2010 : Styremøte i BIBSYS som vil gi føringer for de avsluttende forhandlingene
medio mars 2010 : Annonsering av kontraktstildeling, avsluttende forhandlinger med valgt leverandør fortsetter
medio april 2010 : Undertegning av kontrakt

4/12 2009 Revidert tidsplan for anskaffelse av nytt biblioteksystem

Forhandlingene går framover men synes å kreve vesentlig mer tid enn forutsatt. Følgende reviderte tidsplan gjelder:

– 29.01.2010 Forhandlinger
17.02.2010 Styremøte
25.02.2010 Annonsering av kontraktstildeling

16/10 2009 Revidert tidsplan for anskaffelse av nytt biblioteksystem

På anmodning fra tilbydere har det blitt besluttet å utvide fristen for å levere tilbud med 14. dager. Vi håper dette vil bidra til å høyne kvaliteten på besvarelsene.

Den reviderte tidsplanen blir dermed som følger:

09.11.2009 Frist for å levere tilbud
16.11.2009 – 04.12.2009 Forhandlinger
11.12.2009 Styremøte
14.12.2009 Annonsering av kontraktstildeling

9/10 2009 Utsending av kravspesifikasjon og revidert tidsplan

Prosessen med å anskaffe nytt biblioteksystem har nå gått inn i neste fase. Fristen for å kvalifisere seg som leverandør gikk ut 2.10.2009. Svarene er evaluert og NTNU sendte 6.10.2009 ut invitasjon til de tre best kvalifiserte tilbyderne om å levere tilbud.

Disse tre oppfylte kvalifikasjonskravene og er således etablerte leverandører og har en internasjonal profil. Kravspesifikasjon og forslag til kontrakt ble vedlagt invitasjonen og leverandørene skal nå utarbeide sine tilbudsdokumenter.

Den reviderte tidsplanen er som følger:

27.10.2009 Frist for å levere tilbud
03.11.2009 – 20.11.2009 Forhandlinger
30.11.2009 Annonsering av kontraktstildeling
15.12.2009 Signering av kontrakt

2/9 2009 Kunngjøring i Doffin

Arbeidet med å følge opp styrevedtaket om skifte av biblioteksystem er i gang. Et kvalifikasjonsgrunnlag er nå kunngjort på Doffin.no, databasen for kunngjøring av offentlige innkjøp. Interesserte leverandører må melde sin interesse og supplere med etterspurt informasjon (av formell og økonomisk art, samt referanser) innen 30 dager. Etter fristens utløp vil kvalifiserte tilbydere få tilgang til selve forespørselen som bl.a. inneholder vår kravspesifikasjon. Arbeidet med forespørselen foregår fortsatt.

Dokumentet som nå er publisert er et ”Qualification Document – Negotiated Procedure over the EEC-threshold for the purchase of: Integrated Library System” med NTNU som innkjøpsorgan.

Arbeidet foregår etter følgende tentative tidsplan:

01.10.2009 Frist for å levere kvalifiseringsinformasjon
03.10.2009 Kunngjøring av hvilke tilbydere som vil få selve forespørselen
26.10.2009 Frist for å levere tilbud
02.11.2009 – 20.11.2009 Forhandlinger
30.11.2009 Annonsering av kontraktstildeling
03.12.2009 Signering av kontrakt

Kunngjøringen i Doffin

Qualification Document – Negotiated Procedure over the EEC-threshold for the purchase of: Integrated Library System
Kunngjøringstekst

Ekstraordinært styremøte 19/8 2009

I forbindelse med prosessen rundt skifte av biblioteksystem ble det 19/8 2009 avholdt et ekstraordinært styremøte.

Hensikten med møtet var å behandle dokumentene som skal sendes ut på anbud, og BIBSYS Styre fattet følgende vedtak:

"Styret finner at det er behov for ytterligere tid til å forberede anskaffelsesprosessen og setter 7. september som ny frist. Styrets ytterligere føringer er gitt i vedlegg. Styreleder gis fullmakt til å godkjenne endelig utgave av anbudsdokumentene."

Referatet kan leses i sin helhet på siden for styremøter.

Styremøte 17/6 2009

Arbeidet med moderniseringen av BIBSYS Biblioteksystem har kommet til en ny, viktig milepel.

BIBSYS sendte ut et ”Call for Interest” og mottok svar fra 5 internasjonale leverandører. Dette materialet har blitt studert av den nyopprettede Styringsgruppen for Biblioteksystem-konsortiet som 16. juni kom med en anbefaling til Styret i BIBSYS. Styret behandlet saken på et møte 17. juni og fattet et vedtak som gir føringer for det videre arbeidet. Det overordnede målet er å ha et moderne system i drift i 2012.

For å gjennomføre vedtaket, vil Styringsgruppen opprette en Arbeidsgruppe som sammen med BIBSYS vil utarbeide en overordnet kravspesifikasjon for et mer moderne system enn det som i dag er tilgjengelig fra leverandørene som ”hyllevare”. Det vil bli åpnet opp for at leverandørene benytter et samarbeid med BIBSYS og konsortie-medlemmene til å detaljutforme løsningene.

Styret gjorde følgende vedtak på styremøtet 17/6:

Sak 2009/38 Oppfølging av Behovsanalysen

Vedtak:

Styret tar til etterretning at RFI prosessen har avklart at det neppe finnes et leveringsklart system som tilfredsstiller følgende krav til framtidsrettede IT-løsninger
- Enhetlig funksjonalitet for alle typer medier
- Tjenesteorientert arkitektur (SOA) med utstrakt bruk av web tjenester
- Modularitet
- Integrasjon med administrative systemer (innkjøp, regnskap, student, personal)
Styret har merket seg at flere leverandører signaliserer planer for systemer som tilfredsstiller ovennevnte krav og at det er grunn til å tro at det vil foreligge system som er leveringsklart i 2012. Styret er av den oppfatning at dagens BIBSYS Biblioteksystem vil kunne dekke driftsoppgavene fram til 2012-2015.
Styret slutter seg til anbefalingen fra styringsgruppen for biblioteksystemet om at den videre anskaffelsesprosessen baseres på at kravene nevnt i punkt 1 ovenfor vektlegges ved utarbeidelse av RFP.
Styret er innforstått med at vurderingen av de tilbud som kommer inn som svar på RFP prosessen kan konkludere med et forslag om samarbeid med leverandør. Det forutsettes at dette gjelder samarbeid med leverandør med veldefinert og etablert prosjekt som er kommet lengre enn startfasen.
Dersom det ikke oppnås enighet med en leverandør om en slik avtale startes en ny RFP prosess rettet mot eksisterende systemer.
Styret legger vekt på det gode innkjøpsfaglige samarbeidet med Innkjøps-seksjonen, Økonomiavdelingen NTNU