Nytt biblioteksystem

Prosessen med å skifte ut BIBSYS Biblioteksystem styres av institusjonene som deltar i konsortiet gjennom Styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet. Denne vil komme med forslag til vedtak i BIBSYS Styre om alle vesentlige valg knyttet til prosessen. Styringsgruppen vil også komme med forslag til eventuelle interimsløsninger, for eksempel om det skal gjøres noe mer arbeid på Ask eller Embla. Arbeidet med anskaffelsesprosessen vil ha klar førsteprioritet for både Styringsgruppen og BIBSYS.

Referater fra møter i BIBSYS Styre

Referater fra Styringsgruppen for BIBSYS Biblioteksystem

Se denne siden for den tidligere behandlingen av behovsanalysen.

5/3 2010 Oppdatert tidsplan for anskaffelse av nytt biblioteksystem

Styret har på oppfordring fra styringsgruppen åpnet for en ny tidsplan som tillater at det brukes mer tid på å avklare noen få gjenstående spørsmål. Det forventes ingen flere utsettelser. Den nye tidsplanen er som følger:

• 15.04.2010 : Styremøte i BIBSYS som vil gi føringer for de avsluttende forhandlingene
• primo mai 2010 : Annonsering av kontraktstildeling, avsluttende forhandlinger med valgt leverandør fortsetter
• primo juni 2010 : Undertegning av kontrakt

10/2 2010 Oppdatert tidsplan for anskaffelse av nytt biblioteksystem

Forhandlingene med leverandørene pågår og fortsetter etter følgende plan:

• 17.02.2010 : Styremøte i BIBSYS som vil gi føringer for de avsluttende forhandlingene
• medio mars 2010 : Annonsering av kontraktstildeling, avsluttende forhandlinger med valgt leverandør fortsetter
• medio april 2010 : Undertegning av kontrakt

4/12 2009 Revidert tidsplan for anskaffelse av nytt biblioteksystem

Forhandlingene går framover men synes å kreve vesentlig mer tid enn forutsatt. Følgende reviderte tidsplan gjelder:

• – 29.01.2010 Forhandlinger
• 17.02.2010 Styremøte
• 25.02.2010 Annonsering av kontraktstildeling

16/10 2009 Revidert tidsplan for anskaffelse av nytt biblioteksystem

På anmodning fra tilbydere har det blitt besluttet å utvide fristen for å levere tilbud med 14. dager. Vi håper dette vil bidra til å høyne kvaliteten på besvarelsene.

Den reviderte tidsplanen blir dermed som følger:

• 09.11.2009 Frist for å levere tilbud
• 16.11.2009 – 04.12.2009 Forhandlinger
• 11.12.2009 Styremøte
• 14.12.2009 Annonsering av kontraktstildeling

9/10 2009 Utsending av kravspesifikasjon og revidert tidsplan

Prosessen med å anskaffe nytt biblioteksystem har nå gått inn i neste fase. Fristen for å kvalifisere seg som leverandør gikk ut 2.10.2009. Svarene er evaluert og NTNU sendte 6.10.2009 ut invitasjon til de tre best kvalifiserte tilbyderne om å levere tilbud.

Disse tre oppfylte kvalifikasjonskravene og er således etablerte leverandører og har en internasjonal profil. Kravspesifikasjon og forslag til kontrakt ble vedlagt invitasjonen og leverandørene skal nå utarbeide sine tilbudsdokumenter.

Den reviderte tidsplanen er som følger:

• 27.10.2009 Frist for å levere tilbud
• 03.11.2009 – 20.11.2009 Forhandlinger
• 30.11.2009 Annonsering av kontraktstildeling
• 15.12.2009 Signering av kontrakt

2/9 2009 Kunngjøring i Doffin

Arbeidet med å følge opp styrevedtaket om skifte av biblioteksystem er i gang. Et kvalifikasjonsgrunnlag er nå kunngjort på Doffin.no, databasen for kunngjøring av offentlige innkjøp. Interesserte leverandører må melde sin interesse og supplere med etterspurt informasjon (av formell og økonomisk art, samt referanser) innen 30 dager. Etter fristens utløp vil kvalifiserte tilbydere få tilgang til selve forespørselen som bl.a. inneholder vår kravspesifikasjon. Arbeidet med forespørselen foregår fortsatt.

Dokumentet som nå er publisert er et ”Qualification Document – Negotiated Procedure over the EEC-threshold for the purchase of: Integrated Library System” med NTNU som innkjøpsorgan.

Arbeidet foregår etter følgende tentative tidsplan:

• 01.10.2009 Frist for å levere kvalifiseringsinformasjon
• 03.10.2009 Kunngjøring av hvilke tilbydere som vil få selve forespørselen
• 26.10.2009 Frist for å levere tilbud
• 02.11.2009 – 20.11.2009 Forhandlinger
• 30.11.2009 Annonsering av kontraktstildeling
• 03.12.2009 Signering av kontrakt

Kunngjøringen i Doffin

Qualification Document – Negotiated Procedure over the EEC-threshold for the purchase of: Integrated Library System
Kunngjøringstekst

Ekstraordinært styremøte 19/8 2009

I forbindelse med prosessen rundt skifte av biblioteksystem ble det 19/8 2009 avholdt et ekstraordinært styremøte.

Hensikten med møtet var å behandle dokumentene som skal sendes ut på anbud, og BIBSYS Styre fattet følgende vedtak:

"Styret finner at det er behov for ytterligere tid til å forberede anskaffelsesprosessen og setter 7. september som ny frist. Styrets ytterligere føringer er gitt i vedlegg. Styreleder gis fullmakt til å godkjenne endelig utgave av anbudsdokumentene."

Referatet kan leses i sin helhet på siden for styremøter.

Styremøte 17/6 2009

Arbeidet med moderniseringen av BIBSYS Biblioteksystem har kommet til en ny, viktig milepel.

BIBSYS sendte ut et ”Call for Interest” og mottok svar fra 5 internasjonale leverandører. Dette materialet har blitt studert av den nyopprettede Styringsgruppen for Biblioteksystem-konsortiet som 16. juni kom med en anbefaling til Styret i BIBSYS. Styret behandlet saken på et møte 17. juni og fattet et vedtak som gir føringer for det videre arbeidet. Det overordnede målet er å ha et moderne system i drift i 2012.

For å gjennomføre vedtaket, vil Styringsgruppen opprette en Arbeidsgruppe som sammen med BIBSYS vil utarbeide en overordnet kravspesifikasjon for et mer moderne system enn det som i dag er tilgjengelig fra leverandørene som ”hyllevare”. Det vil bli åpnet opp for at leverandørene benytter et samarbeid med BIBSYS og konsortie-medlemmene til å detaljutforme løsningene.

Styret gjorde følgende vedtak på styremøtet 17/6:

Sak  2009/38 Oppfølging av Behovsanalysen

Vedtak:

1. Styret tar til etterretning at RFI prosessen har avklart at det neppe finnes et leveringsklart system som tilfredsstiller følgende krav til framtidsrettede IT-løsninger
   • Enhetlig funksjonalitet for alle typer medier
   • Tjenesteorientert arkitektur (SOA) med utstrakt bruk av web tjenester
   • Modularitet
   • Integrasjon med administrative systemer (innkjøp, regnskap, student, personal)

   Styret har merket seg at flere leverandører signaliserer planer for systemer som tilfredsstiller ovennevnte krav og at det er grunn til å tro at det vil foreligge system som er leveringsklart i 2012. Styret er av den oppfatning at dagens BIBSYS Biblioteksystem vil kunne dekke driftsoppgavene fram til 2012-2015.

2. Styret slutter seg til anbefalingen fra styringsgruppen for biblioteksystemet om at den videre anskaffelsesprosessen baseres på at kravene nevnt i punkt 1 ovenfor vektlegges ved utarbeidelse av RFP.
3. Styret er innforstått med at vurderingen av de tilbud som kommer inn som svar på RFP prosessen kan konkludere med et forslag om samarbeid med leverandør. Det forutsettes at dette gjelder samarbeid med leverandør med veldefinert og etablert prosjekt som er kommet lengre enn startfasen.

   Dersom det ikke oppnås enighet med en leverandør om en slik avtale startes en ny RFP prosess rettet mot eksisterende systemer.

4. Styret legger vekt på det gode innkjøpsfaglige samarbeidet med Innkjøps-seksjonen, Økonomiavdelingen NTNU