Spørsmål og svar om nytt biblioteksystem

Spørsmål: Vil vi kunne beholde navnet BIBSYS?
Svar: BIBSYS er navnet på en organisasjon, ikke et programsystem. Organisasjonen vil ikke skifte navn selv om det anskaffes et nytt ILS.

Spørsmål: Hvordan skal innkjøpet av det nye systemet finansieres?
Svar: Utgiftene til drift, utvikling og vedlikehold av det nåværende biblioteksystemet belastes de institusjonene som er brukere av biblioteksystemet. En mindre del av utgiftene dekkes direkte av Kunnskapsdepartementet.

Spørsmålet om hvilken effekt anskaffelse av nytt ILS vil ha i de første årene er først og fremst avhengig av hvordan kostnadene er fordelt mellom engangsavgift ved anskaffelse og årlige lisenskostnader. BIBSYS har i sitt budsjettforslag tatt opp spørsmålet om økt direktetilskudd fra Kunnskapsdepartementet i en overgangsperiode. Alternativt vil brukerinstitusjonene i de første årene måtte betale en høyere avgift enn tidligere, men ser vi på det samlede kostnadsbildet over en lengre periode tror vi eventuelle merutgifter vil være beskjedne.

Spørsmål: Vil og eventuelt hvordan, vil BIBSYS bistå, spesielt de mindre, institusjonene ved overgang til nytt system?
Svar: Innføring av nye IT systemer har betydelige innslag av organisasjonsutvikling. Det er viktig å foreta prosessanalyser av arbeidsflyt og omstille seg.

Erfaring har vist at det er svært nyttig å samarbeide om utvikling av arbeidsrutiner basert på ”best practice”. Forholdet til sluttbrukerne er her like viktig som arbeidsflyten i bibliotekene. En vellykket utviklingsprosess krever således involvering både fra bibliotekene, BIBSYS og sluttbrukerne, ikke minst studentene. BIBSYS vil ta dette med ved oppsett av arbeidsplaner for 2011.

Spørsmål: Hvordan skal BIBSYS settes i stand, teknisk og kompetansemessig, til å drifte, utvikle og vedlikeholde, det nye systemet og nasjonale tilpasninger?
Svar: Trenden ved implementering av nye IT-systemer har lenge gått i retning av at en utvikler arbeidsrutiner som er tilpasset systemene som et alternativ til tilpassing av systemene til eksisterende arbeidsprosedyrer. Det vil også være situasjonen her. Vi ser derfor ikke for oss at nytt ILS vil kreve omfattende tilpassinger for å kunne brukes av bibliotekene.

Noen av de tjenester BIBSYS leverer til Nasjonalbiblioteket har funksjoner som går ut over det som er inkludert i standard ILS. Vi antar det er dette spørsmålsstilleren sikter til med ”nasjonale tilpassinger” og føler oss trygge på at BIBSYS vil mestre de utfordringer dette måtte by på.

Spørsmål: Vil BIBSYS fellesskapet bestå etter overgangen til nytt system. Vil fellestanken være et bærende element videre ?
Svar: Det er lang tradisjon i UH sektoren for samarbeid om IT-drift, både når det gjelder systemer som er utviklet i sektoren og kommersielle systemer. Vi kan ikke se at behovet for samarbeid er mindre der en benytter kommersielle systemer enn der en benytter systemer som er utviklet i sektoren.

Det nye biblioteksystemet skal, som det eksisterende, kunne benyttes av alle institusjoner i UH-sektoren.

Spørsmål: Hvilke konsekvenser vil et nytt system få for de mindre institusjonene i BIBSYS-samarbeidet ?
Svar: Utfordringene kan være noe ulike for store og små institusjoner, men vi tror ikke de små institusjonene vil ha større omstillingsproblemer enn de store. I både anbudsdokumenter og i forhandlinger med leverandørene er man opptatt av å fremheve at systemene må ta høyde for at det er svært store forskjeller på de ulike institusjonene som skal ta systemet i bruk.

Et fellestrekk for alle er at utviklingen med at ressurser flyttes fra ”back office” funksjoner mot sluttbrukerne vil fortsette.

Spørsmål: Hvorfor tar denne prosessen så lang tid?
Svar: BIBSYS står i den heldige situasjon at det er skarp konkurranse om å få leveransen. De aktuelle leverandørene har levert et omfattende materiale som skal behandles etter de regler som gjelder for tilbudsvurdering. Det har videre vært nødvendig å avsette tid til kvalitetssikring og forankring. Slike prosesser tar tid.

Spørsmål: Hva vil et nytt biblioteksystem ha å si for oss små kunder?
Svar: Et nytt biblioteksystem vil bidra til at alt bibliotekmateriell kan behandles enhetlig uavhengig av om det kommer i elektronisk eller trykt form. Det vil videre legge forholdene til rette for en omstillingsprosess der en fortsetter å flytte ressurser fra ”back office” oppgaver til sluttbrukerne.

Spørsmål: I hvor stor grad vil våre ønsker som brukere bli tatt hensyn til når en kommersiell leverandør står bak systemet?
Svar: Forskning og forskningslitteratur er internasjonal Det er ingen ting som tilsier at norske UH institusjoner skal ha brukerkrav på biblioteksiden som avviker vesentlig fra krav fra fag- og forskningsbibliotek i andre land. Snarere tvert imot vil vi kunne få både faglige og teknologiske utviklingstrekk på et tidligere tidspunkt enn det som er tilfelle i dag ved at vi blir del av et større internasjonalt fellesskap. Systemer fra ledende leverandører vil dekke våre behov, men vi bør nok tilpasse våre arbeidsrutiner til det system som velges.

Spørsmål: Vil et nytt system bli dyrere enn dagens løsning?
Svar: Implementering av nytt system samtidig som eksisterende system skal ha en god og sikker drift vil gi merkostnader. Skifte av system vil således gi økte kostnader i en overgangsperiode.

Spørsmål: Om det blir et omfattende system, hvordan er det oppbygd. Kan en takke ja til kun enkelte moduler?
Svar: Det er ikke lagt opp til at nytt system skal være vesentlig mer omfattende enn det nåværende. Systemet skal i følge anbudsdokumentet bygge på prinsipper om tjenesteorientert arkitektur, såkalt SOA (service oriented architecture), slik at man med letthet kan integrere det med andre systemer.

Spørsmål: Hva vil et nytt system erstatte av dagens BIBSYS-produkt?
Svar: Det vil erstatte dagens biblioteksystem.

Spørsmål: Vil det bli mulig å søke opp lister over nye bøker, dvd osv. i BIBSYS Ask i stedet for å produsere lister for web som idag?
Svar: Lister over nye dokumenter kan en søke opp ved å avgrense på for eksempel materialtype og dato.

Spørsmål: Websøk: blir det enkelt å lokalisere dokumentene? dvs. hvem som har det, hylleplassering og utlånsstatus (Ask2 har jo ikke det, en blir kasta over i Ask1 for å finne slik informasjon)?
Svar: Vi anser dette som kjernefunksjonalitet for et sluttbrukerprodukt.

Spørsmål: Datautveksling herunder websøk: det blir vel god støtte for slikt, slik at komunikasjon mot samsøk, utlåns- og returautomater, norgeslån, nasjonalt låneregister o.l. vil være enkelt å få til(og opprettholde dagens løsninger evt. i forbedret form)?
Svarl: Vi har så klart til intensjon å forbedre dagens løsninger ved innføring av nye løsninger, men slik integrasjon og vil kreve samspill med andre leverandører så det kan ta tid før alt er på plass.

Spørsmål: Vil det bli mulig å legge inn flere mulige bestillingssteder for en låner, slik at låner kan velge hvem bestillingen skal gå til når de søker og bestiller i Ask? Flere og flere er studenter ved mer enn ett studiested samtidig og kan ha behov for å kunne styre dette selv
Svar: Dette er et krav som vi skal ta med videre inn i prosessen – vi har ikke et svar på dette nå.

Spørsmål: Hva blir fremtiden for Ask og Embla?
Svar: Vi regner med at det nye biblioteksystemet vil erstatte den funksjonaliteten som vi i dag har for henholdsvis sluttbruker og bibliotekar.

Spørsmål: Dersom BIBSYS tar i bruk et internasjonalt biblioteksystem og tilpasser dette, vil det være naturlig å ta opp spørsmål knyttet til registreringsformat. Internasjonale system baserer seg i stor grad på MARC 21. Vil BIBSYSMARC bestå, eller vil man i denne prosessen vurdere å ta i bruk MARC 21 slik for eksempel Libris gjorde, evt. gå over til «rent» NORMARC?
Svar: I anbudsdokumentet spør vi etter et standard biblioteksystem og vi legger ikke opp til at vi skal tilpasse mer enn det som er høyst nødvendig – dermed er bruk av MARC21 det naturlige valget. Dette er også grunnen til at vi jobber med å tilpasse BIBSYS-MARC i stor grad opp mot MARC21 innen både autoritetsformatet og på emne/klassifikasjonsområdet. Dette for at vi skal forenkle en framtidig konvertering av data i størst mulig grad.