FAQ for Alma

Når man skal scanne inn en bok som man har en Lending request på, og haker av for Automatically print slip, får man meldingen Print slip failed. Dette er en kjent feil i Alma som Ex Libris skal rette, men de har ikke satt noe tidspunkt for når dette vil bli rettet.

En 'workaround' for å få skrevet ut Resourse sharing shipping slip letter for lending requests er å velge Print slip direkte fra Lending request'en,eller velge Ship item og hake av på Yes for Automatically print slip (i stedet for  å skanne inn via Scan in items).

Det er en jobb som kjøres som heter "Anonymize resource sharing requests" som sletter kobling mellom sluttbruker og bestilling for inaktive bestillinger. Hvis denne er satt opp til å kjøre hver natt, så vil info om sluttbruker være slettet neste dag på grunn av denne nattlige jobben. Dere kan endre denne til f.eks. å kjøre en gang i uka (søndager). Innstillingene finnes under Fulfillment > Fulfillment Configuration > Configuration Menu > General > Fulfillment Jobs Configuration > Anonymization Job, her kan schedule endres til 'Every sunday at 02:00'.

I henhold til Personvernopplysningsloven er det ikke tillatt å lagre personopplysninger, så denne anonymiseringsjobben må aldri slås helt av. Lovverket tillater at historikken lagres i begrenset tid, men ikke "lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen" (§ 28). Å kjøre denne anonymiseringsjobben én gang i uka er innenfor regelverket, ettersom vi trenger låntakerinformasjonen for avviste bestillinger for videre ekspedering.

Alma kjører hver natt en jobb som endrer status på lending requests som har forfalt. Disse får da status Overdue requests, og du kan avgrense til disse via status i venstre kolonne når du er inne i lending requests. Hvis du vil purre en lending request som har forfalt kan dette gjøres ved å sende en General message fra Lending request’en.
Tilsvarende vil borrowoing request'en også få status Overdue request, og biblioteket kan evt. sende en Renew request hvis de vil be om fornying.

Noten "Ikke til fjernlån" er migrert til Public note-feltet. Denne er synlig fra Item detaljskjermen (fra Item-listen > Action > View > velg fanen Notes). Ved søk i Network Zone kan du se Public Note ved å klikke på institusjonsnavn i feltet Held by, deretter går du til feltet No. of item for å se notefeltet for hvert eksemplar.

Se dokumentasjon i Almakurset under modul D: Fullfilment > Dokumentasjon > Veiledninger for fjernlån > Fornye fjernlån.
Merk: Hvis request renew gir deg feilmelding så skyldes dette mest sannsynlig at fjernlånet har blitt behandlet feil hos partner, f.eks. at fjernlånet er registrert som vanlig utlån. I slike tilfeller virker ikke automatisk fornying, så da må du ta direkte kontakt med biblioteket og be om fornying

Søk i Network Zone, og fra trefflista klikker du på institusjonsnavn i feltet Held by. For e-ressurser finner du beholdning i fanen Portfolios, og for trykte ressurser finner du beholdning i fanen Holdings.

Stenging av fjernlån trenger ikke å meldes inn til BIBSYS. Se informasjon på denne siden om hvordan du stenger for fjernlån i en periode.

Et tips fra UiO er å opprette en dummy-partner. Hos UiO har de kalt den for 0UTLANDET (sett 0 (null), foran navnet så kommer den først i lista over partnere). UBO har laget en video der bruk av dummy-partner blir forklart: http://screencast.uninett.no/relay/ansatt/geinouio.no/2015/22.10/724267/ALMA_-_Innlnskonfig_-_20151022_154718_39.html (etter ca. 8 1/2 minutt)

Ex Libris sier at det ikke finnes funkjsonalitet for dette foreløpig. De har på planen å få dette på plass i løpet av 3. kvartal 2017.

Gå til Fulfillment > Fulfillment Configuration > Configuration Menu > General > Other Settings. Velg Customize i kolonnen til  høyre i linjen for ignore_lender_due_date. Endre til false i 3. kolonne, velg Save.

Ved å sette false i dette feltet vil utlån til sluttbruker benytte lending library sin lånetid. Alma fungerer da slik at tiden på hentehylle tilsvarer tiden for utlån. Det vil si at hvis lending library har 4 ukers lånetid, vil hentefrist for sluttbruker bli 4 uker. Hvis sluttbruker henter boka etter 2 uker er det da bare 2 uker igjen av lånetiden.

Alma stopper fornying av fjernlån hvis det ligger en reservering på item-nivå, men hvis reserveringen er på tittel-nivå (slik de fleste er), så må man legge til en ekstra konfigurering for å stoppe fornying av fjernlån ved venteliste.

Fulfillment Configuration > Configuration Menu > Physical Fulfillment > Block Preferences > 'Not renewable - item has requests' > denne bør settes til Block. Fjernlån vil da ikke kunne fornyes hvis det er venteliste på boka.

Låntakeren mangler Resource Sharing Library i låntakerprofilen. Dette redigeres i låntakerprofilen.

Alma har i dag ingen støtte for å sette språk på resource sharing partner.  Dette er på roadmap for langsiktig utvikling. For å avgjøre hvilket språk et brev skal sendes på, velger Alma det språket som er satt på den aktive brukeren.  Det anbefales derfor å sette bibliotekansattes foretrukne språk til engelsk.

En Borrowing requests with active notes har en merknad i fanen Notes (velg Edit, deretter fanen Notes)

Lending requests failed locate er oftest artikkelkopier. Disse havner som locate failed da Alma ikke klarer å lokalisere tidsskriftet, fordi Alma søker bare etter artikkeltittel og ikke tidsskrift-tittel. Hvis du trykker på Edit på en slik locate failed bestilling, vil du se at tidsskrift-tittelen ligger i feltet etter artikkeltittel. Slike bestillinger krever litt manuell behandling for å kunne lokaliseres. Se oppskrift på dette i veiledningen "Behandle kopibestilling" i Almakurset (under modul D: Fulfillment > Dokumentasjon > Trinn-for trinn veiledninger > Veiledninger for Fjernlån).

Antagelig skydes dette at boka ikke har blitt registrert returnert på riktig måte hos borrowing library. Ta kontakt med fjernlånspartner og be de sjekke om de har returnert riktig (bestillingen skal ha status «Returned item to partner» hos borrowing library). Alternativt kan du velge Edit fra bestillingen, og endre Request status til «Returned by partner». Velg Save, og deretter velger du Checked In (i lenken på bestillingen). Bestillingen vil da endre status til Request completed.

Hvis det gjelder et bibliotek innen konsortiet skal det normalt ikke ligge noen utlånstransaksjoner her. Hvis det er registrert lån her så er det mest sannsynlig lån som ble migrert fra det gamle systemet. Skulle det mot formodning ligge nyere lån her så er det nok en fjernlånsbestilling som er behandlet feil. Fjernlån vil ikke finnes i låneoversikten under Patron Services. For å få oversikt over fjernlån til et bibliotek må du gå til Resource Sharing > Lending requests > og avgrense til det aktuelle biblioteket under fasetten Active Partner i kolonnen til venstre.

Sjekk om requester har registrert Resource Sharing Libray i sin brukerprofil. Hvis denne mangler kan ikke en reservering gjøres om til et fjernlån.

Alma oppfatter en avvist fjernlånsbestilling som ‘siste stopp’, og sender derfor brev til sluttbruker om at bestillingen ar slettet. BIBSYS har nå lagt inn en sjekk i genereringen av disse brevene slik at hvis en fjernlånsbestilling blir avvist (rejected) vil det ikke sendes brev. Gjelder det derimot vanlig bestilling som blir avvist (patron physical request) så vil det sendes brev til sluttbruker om at bestillingen er slettet hvis det er haket av for "Notify User".

Bibliotek som har tilpasset brevene, vil ikke få distribuert endringer fra BIBSYS og må selv legge inn sjekken.  Følgende kode må plasseres øverst innen for body i brevet Ful Cancel Request Letter:

<!-- Stopper utsending av kanselleringsbrev for fjernlån -->

<xsl:if test="/notification_data/request/resource_sharing_request_id != ''">
<xsl:message terminate="yes">Resource Sharing Request - No automatic cancellation letter sent</xsl:message>
</xsl:if>

<!-- Stopper utsending av kanselleringsbrev når en request konverteres til resource sharing -->

<xsl:if test="notification_data/request/status_note= 'ConvertedToResourceSharingRequest'">
<xsl:message terminate="yes">Converted to Resource Sharing Request - No automatic cancellation letter sent</xsl:message>
</xsl:if>

Denne funksjonen heter autoassign og den kan slåes av. Dette gjøres fra Fulfillment Configuration > Configuration Menu > General > Other setting. I linje 35 finner du rs_disable_lending_auto_assign. For å slå av autoassign må denne settes til true (velg Customize og endre parameter value fra false til true, klikk Save).

For flerbindsverk må det opprettes en bestilling pr bind. Du kan opprette første bestilling, velge partner og klikke Send. Deretter velger du Duplicate på bestillingen, og bestiller bind 2. For at Alma ikke skal oppfatte dette som en dublett kan du legge inn informasjon om bind 1, bind 2 osv. i feltet Volume i bestillingsskjermen.