BIBSYS Julekalender 2009 - 16. desember

Administrasjon av e-ressurser

Av: Liv Inger Lamøy - Høgskolen i Sør-Trøndelag

Administrasjon av e-ressurser er utfordrende, det er ingen nyhet. Å holde oversikten over tilganger, administrasjonsverktøy, branding, statistikk, osv, kan bli i overkant for en enkelt person. Heldigvis finnes det måter å organisere arbeidet på som gjør at oppgavene kan deles mellom flere.

På HiST har vi valgt å lage en e-ressursgruppe med medlemmer fra alle bibliotekene. Hovedansvaret for driften har vekselvis vært på en av deltagerne i gruppa eller fordelt på alle. Nå gjør vi det sånn at hvert gruppemedlem har ansvaret for driften av e-ressursersom hører til eget fagområde. I tillegg er en person koordinator og har i tillegg ansvar for fellesressurser. Fordelen med å gjøre det slik er at flere kjenner til alle irrganger i e-ressursadministrasjon, minuset er at det krever opplæring for flere og mer tid brukt. Og hva er den beste måten? Svaret på det vil være forskjellig i fra sted til sted. Å organisere arbeidet i en e-ressursgruppe har uansett fungert bra på HiST.

Nettressurser i BIBSYS bibliotekbase

Av: Elsa Ytterland, BIBSYS

I 2001 ble det tatt en avgjørelse om at elektroniske ressurser skulle integreres med trykte ressurser i BIBSYS bibliotekbase. I dag viser forskning at bruken av e-ressurser øker drastisk når disse er integrert med trykte ressurser i bibliotekskatalogene.

Det ble vurdert som som ressurssparende at BIBSYS sentralt skulle gjøre importarbeidet for bibliotekene. Det er vanskelig å gi noen eksakte tall for hvor stor denne besparelsen er, men vi kan gjøre et tankeeksperiment. I bibliotekbasen finnes det i dag 1 001 424 dokid for importerte etidsskrifter. Tilsvarende tall for e-bøker er 1 530 048. Dette blir totalt ca 2 5000 000 dokid. Hvis vi regner at en person greier å registrere 5000 dokid i året, utgjør dette totalt 500 årsverk. Fordeler vi dette på de 8 årene BIBSYS har drevet med importer får vi 62,5 årsverk pr år i besparelse for bibliotekene!

Importene baserer seg på filer fra leverandørene. Leverandørene blir informert om hvilke krav som stilles til importfilene og det ligger også ute informasjon om dette på nettsida vår. Dessverre er det ikke så lett å få leverandørene til å skjønne behovet for riktige bibliografiske data, og det går med mye tid på kontakt med leverandørene for å få bedret kvaliteten på importfilene og på manuelt etterarbeid.

I dag finnes det totalt 45 145 etidsskrifter og 428 798 ebøker i bibliotekbasen. Av disse er det 9290 gratis tidsskrifter og 32 683 gratis monografier. Den store mengden gratisressurser er et betydelig tilskudd til BIBSYS bibliotekbase, og bibliotekene gjør en formidabel innsats med registrering.

Utviklinga tyder på at veksten i antall nye ebøker kommer til å øke betraktelig framover, mens antall nye etidsskrifter ikke vil øke i samme grad. Men flere eldre volumer av allerede eksisterende etidsskrifter vil bli gjort tilgjengelige på nettet.

På grunn av ressursmangel har det dessverre til tider vært lange importkøer, og det har tatt alt for lang tid med både importer og oppdateringer av eksisterende pakker. Dette beklager vi sterkt, men vi har et håp om bedring av forholdene i 2010. Da er det satt av 2,5 årsverk til arbeid med import av eressurser.

Tips til slutt:

Har du lyst til å se hvor mange eressurser ditt eget bibliotek har tilgang til?

Gå inn på Ask. Velg fanen Søkekilder og velg/kryss av for ditt eget bibliotek. Klikk på Søk i valgte søkekilder. Velg så Spesialsøk. Hvis du vil vite hvor mange lisensierte etidsskrifter ditt bibliotek har skriver du følgende i feltet til venstre: eltid = e and innhold = t . For antall gratis nettmonografier skriver du: eltid = g and innhold = v. Søkefeltene kan også hentes fra feltet til høyre slik at du bare trenger å skrive inn verdiene.

Aktuelle verdier:

• tidsskrifter = t
• monografier = v
• lisensierte = e
• gratis = g