BIBSYS Julekalender 2009 - 14. desember

Forventinger til det nye biblioteksystemet sett fra bibliotekene

Av: Randi Elisabeth Taxt - leder av styringsgruppen for biblioteksystemkonsortiet

I disse dager har de det veldig travelt i BIBSYS organisasjonen fordi det pågår forhandlinger med flere leverandører om nytt biblioteksystem. Utfallet er usikkert, ikke minst fordi det er ikke en hvilket som helst bestilling som ligger inne i kravspesifikasjonen.

Da Styringsgruppen ble opprettet våren 2009 ble vi kastet rett ut på dypt vann. BIBSYS var allerede ute med en markedsundersøkelse, eller en såkalt Request for Information (RFI) ut mot leverandører. Både styret og BIBSYS organisasjonen var klare på at styringsgruppens anbefalinger her var veldig viktig. Dette fordi vi i styringsgruppen representerer både de som skal operere systemet i bibliotekene, og våre sluttbrukere - studenter og forskere.

Da styringsgruppen fikk svarene på RFI’en til behandling var det tydelig at ingen av disse svarte til de forventningene vi i bibliotekene hadde til et nytt biblioteksystem. Alle var de tradisjonelle biblioteksystem, og en utskiftning ville ikke føre til mye nytt i forhold til det vi har i dag. Spesielt viktig for oss i bibliotekene er det at systemet gir et godt og funksjonelt brukergrensesnitt ut mot våre sluttbrukere som hovedsakelig er forskere og studenter. Videre er det avgjørende at systemet gir muligheter for en god og effektiv behandling av data for de ansatte i bibliotekene (såkalt backoffice funksjoner).

For å få dette til et det nødvendig at det nye systemet har en enhetlig funksjonalitet mot alle typer medier og ikke bare bøker og trykte dokumenter. For å sikre en god kommunikasjon med andre administrative og faglige støttesystemer i sektoren må systemet også ha det som kalles tjenesteorientert arkitektur. Det betyr et modulbasert system der dataene ikke fanges i store adskilte ”siloer” med begrensende muligheter for kommunikasjon på tvers. Utviklingen innenfor informasjonssystemer for forskning og utdanning vil fortsette i en rivende fart i årene fremover. Biblioteksystemet må derfor være så fleksibelt at det kan tilpasses denne utviklingen, snarere enn at utviklingen må presses inn i systemet.

For å få dette til har BIBSYS, i tett samarbeid med styringsgruppen, nå utformet en kravspesifikasjon der fremtidens krav til et nytt system er etterspurt. Denne kravspesifikasjonen vil ligge grunn for forhandlingene med leverandørene. Dersom BIBSYS får et skikkelig tilbud kan dette bety at vi allerede fra neste år kan få inn testversjoner i bibliotekene. BIBSYS vil også ganske raskt kunne starte arbeidet med å gjøre de tilpasningene som er nødvendig for norske forhold.

Bibliotekkonsortiet består av mange typer biblioteker, fra de største universitetsbibliotekene, til små høgskolebibliotek, Nasjonalbiblioteket og spesialiserte forskningsbibliotek. En viss form for nasjonale tilpasninger blir derfor nødvendig, men vi fra vår side ønsker at det begrenser seg til et minimum. Bytte av et sentralt biblioteksystem betyr at både institusjonene og de ulike bibliotekene må revidere sine rutiner. Dette krever omfattende opplæring av den enkelte. En mer gradvis overgang vil imidlertid kunne gjøre en slik omstillingsprosess mer trinnvis og dermed oppleves som mer meningsfylt både for ansatte i bibliotekene og BIBSYS. Dette var et tellende moment for oss i styringsgruppen da vi anbefalte at BIBSYS skulle gå ut å lete etter morgendagens system.

Avslutningsvis vil jeg benytte sjansen til å skryte av BIBSYS. De har virkelig arbeidet for å få til en god prosess mot oss i styringsgruppen. Videre har de snudd seg raskt rundt til tross for at det tidvis har vært veldig travelt med tette tidsfrister. Jeg kan også forsikre om at den måten vi nå tenker på rundt utskiftningen av biblioteksystemet er i tråd med slik man ser for seg at informasjonssystemer bør utformes i UH-sektoren fremover. I størst mulig grad skal en tenke samarbeidsløsninger på tvers av flere institusjoner og en åpen og tjenesteorientert arkitektur. Dette fikk vi bl.a. bekreftet gjennom de ulike foredragene på UNINETT sin årlige konferanse i Trondheim nylig.

Jeg vil ønske både oss i bibliotekene og ikke minst BIBSYS lykke til med prosessen videre. Vi i styringsgruppen skal gjøre vårt for at dette blir bra for oss alle. Men, som sagt en omstillingsprosess er ikke til å unngå. Vi vil derfor være avhengig av både en konstruktiv innstilling og bidrag fra dere som til daglig arbeider med biblioteksystemet og har kontakt med våre sluttbrukere. Jeg vil derfor oppfordre dere til å være aktivt deltagende når vi kommer så langt at vi skal begynne å teste. Men aller først må vi selvsagt få i land en god avtale og det gjenstår en god del arbeid før det er på plass! Jeg håper på et like godt samarbeid videre i prosessen, både fra oss i bibliotekene og fra BIBSYS sin side!